Vol. 142, n^o 15 — Le 12 avril 2008

Règlement modifiant le Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses

Fondement législatif

Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses

Organisme responsable

Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses

(Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Description

Créé par le Cabinet en 1987, le Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses (CCRMD) est un organisme indépendant qui relève du ministre de la Santé. Le Conseil est un élément important du Système national d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), qui fournit aux employés des renseignements sur la manipulation et l’utilisation des matières dangereuses en milieu de travail. Le Conseil est mandaté, en vertu de la législation fédérale, provinciale et territoriale, pour administrer un mécanisme qui protège le caractère confidentiel des secrets commerciaux de bonne foi, tout en garantissant en même temps que les exigences de divulgation des renseignements concernant les dangers, contenues dans la législation, sont appliquées.

En plus d’évaluer la validité des demandes concernant les secrets commerciaux, le travail du Conseil comporte une évaluation des renseignements scientifiques pertinents à chaque produit et un examen des renseignements touchant la santé et la sécurité fournis sur la fiche signalétique et/ou l’étiquette du produit, conformément à la Loi sur les produits dangereux, au Code canadien du travail et à la législation provinciale et territoriale régissant la santé et la sécurité. Ce faisant, le CCRMD contribue de façon directe à la santé et à la sécurité des travailleurs canadiens en milieu de travail.

Les deux décisions (validité de la demande et conformité de la fiche signalétique/de l’étiquette du produit) sont totalement distinctes, même si elles sont publiées simultanément. Les demandeurs, ainsi que toute autre partie touchée, ont la possibilité d’en appeler des décisions du Conseil auprès d’une commission d’appel tripartite indépendante.

En 1999, le Conseil, encouragé par tous les intervenants, a entrepris un Programme de renouvellement ayant pour objectifs d’axer davantage le Conseil sur sa clientèle, de rationaliser et d’améliorer la prestation des services, de rehausser la sécurité au travail, d’accroître la transparence et la responsabilité et de moderniser les procédures administratives.

De vastes consultations ont eu lieu avec les intervenants afin d’identifier les secteurs problématiques et de trouver des mécanismes pour résoudre ces difficultés. La plupart des améliorations identifiées pouvaient être réalisées par des amendements réglementaires et des changements administratifs, et ces améliorations ont déjà été mises en œuvre. Toutefois, trois changements clés identifiés par les intervenants nécessitaient un amendement à la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses pour incorporer :

(1) une clause pour permettre aux demandeurs de déclarer que les renseignements faisant l’objet d’une demande de dérogation sont des renseignements commerciaux confidentiels, conformément aux critères énoncés dans le Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses, et que tous les justificatifs sont disponibles et seront fournis sur demande;

(2) un mécanisme pour permettre aux demandeurs de prendre des engagements avec le Conseil pour corriger volontairement les renseignements touchant la santé et la sécurité quand ils sont jugés non conformes à la législation applicable;

(3) une clause pour permettre au Conseil de fournir aux commissions d’appel des clarifications factuelles du dossier de l’agent de contrôle.

Ces trois amendements législatifs représentent des changements mineurs aux procédures du Conseil qui sont censées accroître l’efficience avec laquelle des renseignements précis et complets sur la sécurité sont fournis aux travailleurs et réduire le fardeau administratif imposé aux demandeurs, tout en conservant la rigueur du processus d’examen des demandes du CCRMD.

Sur la recommandation unanime de tous les groupes d’intervenants, ces amendements ont été déposés devant le 39^e Parlement comme projet de loi S-2. Après débat et examen en comité au Sénat et à la Chambre des communes, le projet de loi S-2 a reçu la sanction royale de la gouverneure générale le 29 mars 2007 pour devenir le chapitre 7 des Lois du Canada (2007).

Cependant, pour mettre en œuvre ces changements, il faut effectuer des amendements corrélatifs aux règlements correspondants : le Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses et le Règlement sur les procédures des commissions d’appel constituées en vertu de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses.

Ces amendements réglementaires précisent davantage comment seront effectués les changements au niveau des procédures. Tout comme les amendements législatifs, ils se rapportent à la rationalisation du processus des demandes de dérogation à l’obligation de divulguer des secrets commerciaux en vertu du Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail :

• en permettant aux demandeurs de fournir un résumé des renseignements à l’appui de leur demande;
• en précisant la nature des renseignements exigés des demandeurs pour justifier leurs demandes, lorsqu’ils sont choisis par le Conseil pour une vérification;
• en permettant aux demandeurs de rendre volontairement la fiche signalétique et/ou l’étiquette du produit accompagnant leur demande conforme aux règlements sans émettre un ordre officiel.

En outre, des modifications visant à rationaliser et à accélérer le processus d’appel sont également proposées pour permettre au Conseil de fournir aux commissions d’appel des clarifications factuelles du dossier de l’agent de contrôle en vue de résoudre les ambiguïtés et de donner aux parties touchées le droit d’en appeler des engagements volontaires pris par les demandeurs, au moment de rendre conformes leurs fiches signalétiques et leurs étiquettes des produits.

D’autres amendements aux règlements du CCRMD sont proposés dans le cadre de l’engagement du Conseil envers l’efficience et pour se conformer à certaines exigences réglementaires. Ces amendements englobent ce qui suit :

• permettre le dépôt électronique des demandes une fois que le Conseil disposera des installations nécessaires pour accepter la transmission sécuritaire des demandes par voie électronique;
• rendre les règlements conformes à la Loi sur la modernisation de certains régimes d’avantages et d’obligations en supprimant les termes « personnes liées » et « groupe lié » en vue d’identifier les conflits d’intérêt possibles et en exigeant plutôt que le conseiller juridique et les experts persuadent les commissions d’appel qu’ils n’ont pas d’intérêt personnel dans l’instance en cours;
• rationaliser, améliorer et accélérer encore davantage le processus d’appel en s’assurant que le personnel du Conseil ait accès aux décisions des commissions d’appel à des fins d’élaboration des politiques et de formation;
• actualiser le libellé.

Solutions envisagées

À deux exceptions près, il n’y a pas de solutions envisagées aux amendements proposés au Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses, ni au Règlement sur les procédures des commissions d’appel constituées en vertu de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses. Les amendements sont requis pour harmoniser le Règlement avec la loi modifiée.

La première exception est l’amendement au Règlement permettant le dépôt des demandes par voie électronique. La solution envisagée dans ce cas serait le maintien du statu quo — en continuant d’exiger que les demandes soient déposées par courrier recommandé ou en personne — ce qui constituerait une approche plus coûteuse et moins commode pour les demandeurs et serait contraire aux recommandations des intervenants découlant des vastes consultations.

La deuxième exception concerne les amendements visant à rationaliser le processus d’appel. Dans ce cas, l’autre solution consisterait à maintenir le statu quo, ce qui signifierait également ne pas honorer l’engagement du Conseil envers ses intervenants et poursuivre un processus plus coûteux, long et lourd. Comme les procédures d’appel sont explicitement énoncées dans le Règlement, des amendements réglementaires sont requis pour mettre en œuvre les améliorations au processus.

D’après les solutions envisagées, la réglementation constitue le meilleur plan d’action pour atteindre les objectifs fixés par le biais du Programme de renouvellement et appuyés par les intervenants.

Avantages et coûts

Les amendements à la Loi et au Règlement bénéficieront aux entreprises demandant une dérogation à l’obligation de divulguer des renseignements commerciaux confidentiels associés aux matières dangereuses, ainsi qu’aux employeurs et aux travailleurs utilisant ces matières au travail. Les coûts associés aux amendements réglementaires devraient être minimes pour les entreprises et seront nettement compensés par la réduction du fardeau administratif au moment du dépôt d’une demande et par les avantages d’un processus des demandes de dérogation plus efficient. De plus, le CCRMD profitera d’une réduction des coûts administratifs internes relatifs au traitement des demandes.

Permettre au demandeur de déclarer, avec un minimum de documents justificatifs, que les renseignements pour lesquels il demande une dérogation sont des renseignements commerciaux confidentiels réduira le fardeau administratif imposé aux demandeurs et au Conseil. À l’heure actuelle, les demandeurs sont tenus de soumettre une documentation détaillée sur les mesures qu’ils ont prises pour protéger la confidentialité des renseignements et sur l’impact financier potentiel de la divulgation. La réduction proposée des rapports exigés, dans certaines circonstances, réduira la durée et les frais de dépôt des demandes faites pour protéger des renseignements commerciaux confidentiels et, par voie de conséquence, diminuera les frais administratifs pour le Conseil. Ce dernier exigera toute la documentation uniquement lorsqu’une partie touchée fait des observations ou lorsqu’une demande est choisie par un processus de vérification établi par le Conseil pour décourager les demandes fausses ou futiles. La réduction du coût administratif devrait permettre au Conseil de consacrer une plus grande part de ses ressources à l’examen des renseignements, portant sur l’utilisation sécuritaire des matières dangereuses, fournis aux employeurs et aux travailleurs par la fiche signalétique et l’étiquette du produit, ce qui accélère le processus visant à transmettre ces renseignements aux travailleurs. Les fiches signalétiques et les étiquettes des produits associées aux demandes continueront de subir l’examen rigoureux du processus actuel; par conséquent, il n’y aura pas d’augmentation du risque pour la santé et la sécurité des travailleurs par suite de cet amendement.

Permettre aux demandeurs de prendre des engagements pour rendre les fiches signalétiques et les étiquettes des produits conformes aux exigences législatives sur une base volontaire profitera aux demandeurs en démontrant cet engagement de fournir des renseignements précis aux travailleurs. Ce n’est pas possible en vertu du processus actuel, car il repose uniquement sur des ordres officiels émis par le Conseil. Élément plus important, cet amendement accélérera considérablement le processus visant à remettre des renseignements complets et précis en matière de santé et de sécurité, sous la forme de fiches signalétiques et d’étiquettes de produits, aux travailleurs utilisant les matières dangereuses au travail. Les renseignements corrigés concernant la santé et la sécurité seront disponibles au moins 75 jours plus tôt dans le cadre du processus révisé, car il évitera le processus d’appel tout en éliminant la nécessité d’attendre jusqu’à la fin de la période d’appel avant de fournir des renseignements corrigés. Les corrections seront publiées dans la Gazette du Canada pour garantir la transparence et l’ouverture du processus.

La clause visant à permettre au Conseil de donner aux commissions d’appel des clarifications factuelles du dossier de l’agent de contrôle facilitera la prise de décisions et accélérera le processus d’appel, ce qui réduira le coût et le fardeau administratif des appels à la fois pour les appelants et pour le Conseil.

Permettre le dépôt des demandes par des moyens électroniques réduira encore davantage les coûts administratifs et les désagréments, à la fois pour les demandeurs et pour le Conseil. Le stockage et la transmission des demandes par voie électronique réduiront les frais et les retards associés au service postal régulier et fourniront un moyen beaucoup plus efficient de faire des mises à jour et des corrections aux formulaires de demande et à la documentation connexe, comme les fiches signalétiques et les étiquettes des produits. Cette modification de procédure sera uniquement mise en œuvre lorsque le Conseil disposera des moyens techniques pour répondre aux normes sévères de sécurité pour la transmission sécuritaire des renseignements concernant les demandes.

Les seuls coûts que devront vraisemblablement assumer les demandeurs et le Conseil, à la suite des amendements proposés, ont trait au rajustement des procédures et des politiques internes pour refléter le nouveau processus fourni en vertu du cadre réglementaire révisé. Ces coûts devraient être minimes et non renouvelables.

Les amendements simplifieront les procédures administratives pour les demandeurs sans compromettre la conformité avec les critères fédéraux, provinciaux et territoriaux qui garantissent que les travailleurs utilisant des matières dangereuses possèdent des renseignements complets et précis en matière de santé et de sécurité.

Consultations

En 1999, lorsque le Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses a entrepris un Programme de renouvellement ayant pour objectifs d’axer davantage le Conseil sur sa clientèle, de rationaliser et d’améliorer la prestation des services, de rehausser la sécurité au travail, d’accroître la transparence et la responsabilité et de moderniser les procédures administratives. De vastes consultations ont eu lieu avec les intervenants afin d’identifier les secteurs problématiques et de trouver des mécanismes pour résoudre ces difficultés. Le Bureau de direction du Conseil, qui compte des représentants des travailleurs syndiqués, des fournisseurs de matières dangereuses à l’industrie, des employeurs utilisant des matières dangereuses dans leurs activités et des fonctionnaires fédéraux, provinciaux et territoriaux chargés de la santé et de la sécurité au travail, a joué un rôle de chef de file dans ces consultations.

Les consultations avec les groupes d’intervenants, portant sur les changements à la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses, ont été organisées avec :

• les travailleurs syndiqués lors de la conférence nationale sur la santé et la sécurité au travail du Congrès du travail du Canada;
• tous les gouvernements fédéral/provinciaux/territoriaux par l’intermédiaire du Comité intergouvernemental de coordination du SIMDUT (CICS);
• l’industrie par une rencontre consultative spéciale tenue le
  30 mars 1999 à Toronto, avec des participants représentant
  75 % de la base des demandeurs du Conseil.

Les résultats de ces consultations ont constitué la base des amendements à la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses. L’évolution des amendements législatifs et l’élaboration des amendements réglementaires corrélatifs au Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses et au Règlement sur les procédures des commissions d’appel constituées en vertu de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses ont été effectuées en étroite consultation avec le Bureau de direction du Conseil lors de ses réunions régulières tenues durant l’année :

• 18-19 octobre 2001 à Charlottetown (Île-du-Prince-Édouard)
• 20-21 juin 2002 à Vancouver (Colombie-Britannique)
• 26 mai 2003 à Toronto (Ontario)
• 21 juin 2004 à Hamilton (Ontario)
• 24 mai 2005 par téléconférence
• 3-4 octobre 2005 à Banff (Alberta)
• 4 mai 2006 par téléconférence
• 28-29 septembre 2006 à Québec (Québec)
• 24-25 mai 2007 à Ottawa (Ontario)

Le Bureau de direction a constamment voté à l’unanimité en faveur des amendements législatifs et réglementaires durant la longue période des consultations.

Après que les amendements législatifs à la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses eurent reçu la sanction royale en mars 2007, les amendements réglementaires connexes et corrélatifs ont été déposés au Bureau de direction, pour examen final et approbation, lors de sa plus récente réunion en mai 2007. Le Bureau de direction, représentant les travailleurs syndiqués, les fournisseurs de matières dangereuses à l’industrie, les employeurs utilisant des matières dangereuses dans leurs activités et les fonctionnaires fédéraux, provinciaux et territoriaux chargés de la santé et de la sécurité au travail, a une fois de plus accordé son appui unanime aux amendements proposés au Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses et au Règlement sur les procédures des commissions d’appel constituées en vertu de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses.

Respect et exécution

La conformité sera assurée en exigeant la divulgation intégrale des renseignements lorsqu’une demande de dérogation est refusée.

La clause créant un mécanisme pour permettre aux demandeurs de prendre des engagements avec le Conseil pour corriger volontairement les renseignements touchant la santé et la sécurité, lorsqu’ils sont jugés non conformes à la législation applicable, servira à faciliter et à accélérer la conformité.

Le Conseil conserve le pouvoir d’émettre des ordres officiels pour s’assurer que des renseignements complets et précis en matière de santé et de sécurité sont divulgués au cas où la conformité n’est pas réalisée sur une base volontaire.

En outre, les dispositions de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses régissant les infractions sur les fiches signalétiques et les étiquettes des produits, qui ne respectent pas tous les critères législatifs dans les délais prescrits par l’agent de contrôle, demeurent des moyens de garantir la conformité et l’exécution de la loi et seront appliquées par le Conseil en cas de besoin.

Mary Hill
Directrice générale adjointe intérimaire
Services ministériels corporatifs et d’arbitrage
Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses
427, avenue Laurier Ouest, 7^e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 1M3
Téléphone : 613-941-2945
Télécopieur : 613-993-5016
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