ARCHIVÉE — Règlement sur les indemnisations et les avances aux administrateurs et dirigeants des sociétés d’État

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Vol. 145, no 10 — Le 11 mai 2011

Enregistrement

DORS/2011-108 Le 20 avril 2011

LOI SUR LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES

C.T. 836119 Le 20 avril 2011

En vertu du paragraphe 119(3) (voir référence a) de la Loi sur la gestion des finances publiques (voir référence b), le Conseil du Trésor prend le Règlement sur les indemnisations et les avances aux administrateurs et dirigeants des sociétés d’État, ci-après.

RÈGLEMENT SUR LES INDEMNISATIONS ET LES AVANCES AUX ADMINISTRATEURS ET DIRIGEANTS DES SOCIÉTÉS D’ÉTAT

DÉFINITIONS

Définition de « Loi »

1. (1) Dans le présent règlement, « Loi » s’entend de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Définitions

(2) Les termes ci-après sont ainsi définis pour l’application de l’article 119 de la Loi :

« dirigeant »
officer

« dirigeant » Le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, le contrôleur, le chef du contentieux, le directeur général ou l’administrateur délégué de la société d’État, ou tout particulier nommé à titre de dirigeant de la société d’État qui exerce des fonctions semblables à celles qu’exerce habituellement un particulier occupant l’un de ces postes ou tout autre particulier nommé à titre de dirigeant de la société d’État sous le régime d’une loi fédérale.

« enquête ou procédure »
action or proceeding

« enquête ou procédure  » Ne vise pas les enquêtes ou procédures internes, notamment un grief, une procédure de dotation ou une procédure disciplinaire, sauf si l’enquête ou la procédure est susceptible d’entraîner pour l’administrateur ou le dirigeant des conséquences financières ou autres conséquences personnelles graves.

« partie »
party

« partie » S’entend notamment de l’administrateur ou du dirigeant qui participe à une enquête ou à une procédure comme témoin ou intervenant ou à tout autre titre, ou qui s’attend raisonnablement à y participer au même titre.

DEMANDE

Demande

2. (1) Toute demande d’indemnisation ou d’avance visée à l’article 119 de la Loi est faite par écrit et est présentée au secrétaire du Conseil du Trésor dans les meilleurs délais après que l’administrateur ou le dirigeant soit devenu partie à une enquête ou à une procédure ou qu’il ait engagé des frais ou dépens.

Contenu

(2) La demande comporte les éléments suivants :

  1. a) la mention de la fonction de l’administrateur ou du dirigeant et de la période pendant laquelle il a été au service de la société d’État;
  2. b) une description de la nature de l’enquête ou de la procédure;
  3. c) le montant demandé et le montant déjà approuvé relativement à l’enquête ou à la procédure;
  4. d) un exemplaire de tout document judiciaire ou autre document échangé par les parties, dans le cadre de l’enquête ou de la procédure, où figurent l’énoncé des faits à l’appui de la demande et le redressement demandé;
  5. e) le nom du conseiller juridique dont les services ont été retenus ou seront à retenir;
  6. f) un compte rendu détaillé des frais et dépens, y compris les sommes versées pour régler l’enquête ou la procédure ou pour exécuter un jugement, qui ont été engagés dans le cadre de l’enquête ou de la procédure et une estimation des frais et dépens susceptibles d’être ainsi engagés;
  7. g) une copie des factures et autres pièces justificatives attestant les sommes payées ou à payer relativement à l’enquête ou à la procédure;
  8. h) tout renseignement pouvant servir à réfuter la présomption visée à l’article 3;
  9. i) dans le cas d’une demande relative à une enquête ou à une procédure interne, tout renseignement démontrant que l’enquête ou la procédure a eu des conséquences financières ou autres conséquences personnelles graves pour l’administrateur ou le dirigeant, ou est susceptible d’en avoir.

Renseignements supplémentaires

(3) Sur demande du secrétaire du Conseil du Trésor, le particulier fournit tout renseignement supplémentaire nécessaire pour déterminer s’il a droit à l’indemnisation ou à l’avance et pour en évaluer le montant.

PRÉSOMPTION

Demandes irrecevables

3. L’administrateur ou le dirigeant est présumé ne pas avoir rempli la condition prévue à l’alinéa 119(1)a) de la Loi dans les cas suivants :

  1. a) il entame l’enquête ou la procédure sauf si celle-ci fait partie d’un moyen de défense valable dans une enquête ou une procédure à l’égard de laquelle une indemnisation ou une avance est versée aux termes de l’article 119 de la Loi;
  2. b) la société d’État qu’il sert a entamé l’enquête ou la procédure contre lui.

DÉCISION

Demandes d’au plus 100 000 $

4. (1) Le secrétaire du Conseil du Trésor prend toute décision relative à une demande si le total de la somme demandée et de toute autre somme déjà approuvée dans le cadre de la même enquête ou procédure ne dépasse pas 100 000 $.

Avis

(2) L’avis de la décision est envoyé dans les trente jours suivant la réception de la demande.

Demandes de 100 000 $ à 250 000 $

5. (1) Le président du Conseil du Trésor prend toute décision relative à une demande si le total de la somme demandée et de toute autre somme déjà approuvée dans le cadre de la même enquête ou procédure est supérieur à 100 000 $ mais ne dépasse pas 250 000 $.

Avis

(2) L’avis de la décision est envoyé dans les trente jours suivant la réception de la demande.

Demandes supérieures à 250 000 $

6. (1) Le Conseil du Trésor prend toute décision relative à une demande si le total de la somme demandée et de toute autre somme déjà approuvée dans le cadre de la même enquête ou procédure est supérieur à 250 000 $.

Avis

(2) L’avis de la décision est envoyé dans les quatre-vingt-dix jours suivant la réception de la demande.

Motifs

7. Si la demande est refusée en tout ou en partie, l’avis énonce les motifs de la décision.

Frais et dépens

8. Pour déterminer si les frais et dépens sont raisonnablement engagés, le secrétaire ou le président du Conseil du Trésor ou le Conseil du Trésor, selon le cas, prend en compte, entre autres, les éléments suivants :

  1. a) le bien-fondé du recours aux services d’un conseiller juridique avant le début de l’enquête ou de la procédure, le cas échéant;
  2. b) la compétence, le domaine de spécialisation et l’expérience du conseiller juridique;
  3. c) le degré de complexité et le caractère inédit de l’affaire;
  4. d) le montant des sommes engagées ou la valeur de la propriété en cause;
  5. e) le temps alloué ou devant être alloué à la cause par le conseiller juridique;
  6. f) le nombre de documents préparés;
  7. g) l’endroit où les services sont rendus et les circonstances dans lesquelles ils le sont.

Facteurs

9. La demande d’indemnisation ou d’avance ne peut être refusée au seul motif que l’administrateur ou le dirigeant, selon le cas :

  1. a) a agi avec négligence;
  2. b) a consenti au règlement de l’enquête ou de la procédure.

CONDITIONS

Obligations

10. L’indemnisation ou l’avance visée aux articles 4, 5 ou 6 est approuvée si le particulier prend les mesures suivantes :

  1. a) il remet au secrétaire du Conseil du Trésor un écrit en la forme exigée par le Conseil du Trésor dans lequel il s’engage à rembourser les sommes auxquelles il n’a pas droit;
  2. b) il donne, par écrit, l’autorisation de verser à Sa Majesté toute somme que l’administrateur ou le dirigeant doit recevoir ou qui lui est accordée au titre des frais et dépens;
  3. c) il avise, par écrit, le secrétaire du Conseil du Trésor de tout changement important relativement aux renseignements exigés aux termes du paragraphe 2(2), y compris les détails de tout règlement de l’enquête ou de la procédure;
  4. d) il transmet, sur demande du secrétaire ou du président du Conseil du Trésor ou du Conseil du Trésor, des renseignements concernant le progrès de l’enquête ou de la procédure, tout changement concernant l’étendue de la responsabilité ou toute autre question relative à l’indemnisation ou à l’avance approuvée;
  5. e) il remet mensuellement au secrétaire du Conseil du Trésor les factures et toute autre pièce justificative attestant les frais engagés, si l’approbation est donnée avant la fin de l’enquête ou de la procédure;
  6. f) il remet au secrétaire du Conseil du Trésor, à la fin de l’enquête ou de la procédure, le compte final des sommes avancées et fait remise des sommes non dépensées.

REMBOURSEMENT

Remboursement

11. Toute somme versée au titre d’une indemnisation ou d’une avance est remise dans les cas suivants :

  1. a) les conditions prévues à l’article 10 n’ont pas été respectées;
  2. b) le versement a été fait par suite d’une déclaration trompeuse ou de la dissimulation de faits importants;
  3. c) le versement a été fait par erreur.

ENTRÉE EN VIGUEUR

Enregistrement

12. Le présent règlement entre en vigueur à la date de son enregistrement.

RÉSUMÉ DE L’ÉTUDE D’IMPACT DE LA RÈGLEMENTATION

(Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Question et objectifs

Le gouvernement doit attirer des administrateurs et des dirigeants de sociétés d’État qualifiés et compétents qui sont en mesure de prendre des décisions au mieux des intérêts de leur société, sans encourir personnellement des dépenses. L’article 119 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) exige donc que le Conseil du Trésor indemnise les administrateurs ou les dirigeants de sociétés d’État dans la plupart des cas lorsqu’ils deviennent parties à des actions ou à des instances à cause du rôle qu’ils jouent au sein de la société. Les sociétés du secteur privé offrent une protection de même nature à leurs administrateurs et dirigeants par l’entremise de l’achat de polices d’assurance.

Environ 1 200 administrateurs et dirigeants de sociétés d’État ont le droit de demander cette protection en vertu de l’article 119 de la LGFP. Le Règlement sur les indemnisations et les avances aux administrateurs et dirigeants des sociétés d’État établit les conditions et les processus selon lesquels les administrateurs ou les dirigeants peuvent réclamer une indemnisation et une avance pour leurs frais et dépens.

En l’absence d’un tel règlement, certains administrateurs et dirigeants hésitent à invoquer l’article 119 de la LGFP pour se protéger. Certaines sociétés d’État ont donc acheté une assurance privée de responsabilité civile pour leurs administrateurs et dirigeants. Des sondages effectués auprès des sociétés d’État en 2008 et en 2010 ont permis de conclure que les primes de l’assurance de responsabilité civile pour les administrateurs et les dirigeants varient entre 7 000 $ et 140 000 $ par année. Les sondages n’ont pas révélé si des demandes d’indemnisation ont déjà été présentées en vertu de ces polices d’assurance.

Les objectifs de ce règlement sont donc :

  • clarifier davantage la portée et l’application de l’article 119 de la LGFP. On prévoit que le Règlement permettra de rassurer les administrateurs et les dirigeants de sociétés d’État quant à la protection offerte par l’entremise de l’article 119 de la LGFP en cas de responsabilité personnelle pour des frais et dépens reliés à leur rôle au sein des sociétés d’État;
  • assurer un processus de demande et une méthode de versement uniformes des indemnisations et des avances offertes aux administrateurs et aux dirigeants de sociétés d’État;
  • promouvoir une utilisation plus efficiente des fonds publics en encourageant les sociétés d’État à éliminer ou à réduire l’achat d’assurance de responsabilité civile privée pour leurs administrateurs et dirigeants.

Description et justification

Le paragraphe 119(3) de la LGFP autorise le Conseil du Trésor à prendre des règlements concernant les indemnisations et les avances accordées aux administrateurs ou aux dirigeants de sociétés d’État, et les conditions les régissant.

Ce règlement :

  • clarifie la portée de la protection offerte dans l’article 119 en définissant les principales conditions et en précisant les circonstances dans lesquelles un administrateur ou un dirigeant n’a pas nécessairement droit à une indemnisation (par exemple lorsque l’action contre l’administrateur ou le dirigeant est intentée par sa propre société d’État);
  • établit un processus à suivre accessible et transparent lorsqu’un administrateur ou un dirigeant demande une indemnisation ou une avance pour régler les frais et les dépens;
  • délimite le pouvoir du Conseil du Trésor, du président du Conseil du Trésor ou du secrétaire du Conseil du Trésor d’approuver ces demandes;
  • établit des conditions normalisées à appliquer lorsque des fonds sont avancés (par exemple l’exigence pour l’administrateur ou le dirigeant de fournir de l’information à jour et de s’engager à rembourser les fonds si, en bout de ligne, il n’a pas droit à une indemnisation).

Les protections d’indemnisation offertes par la LGFP, telles qu’elles sont clarifiées dans le Règlement, sont habituellement comparables à celles offertes aux fonctionnaires en vertu de la Politique sur les services juridiques et l’indemnisation (la « Politique »). Dans le secteur privé, la Loi canadienne sur les sociétés par actions permet aux sociétés d’offrir une protection similaire à leurs administrateurs et dirigeants. La clarification des dispositions relatives aux indemnisations par le Règlement aidera donc les sociétés d’État à continuer d’attirer et de conserver des personnes d’expérience et qualifiées, des secteurs public et privé, pour les postes d’administrateurs et de dirigeants.

En vertu de l’article 119 de la LGFP, le gouvernement est déjà responsable des coûts reliés à l’indemnisation des administrateurs ou des dirigeants. En établissant un processus clair pour demander des indemnisations et des avances, le Règlement permettra probablement de réduire les coûts administratifs et le temps requis pour approuver les demandes. Cela encouragera certaines sociétés d’État à réduire ou à éliminer l’achat de polices d’assurance privées de responsabilité civile pour les administrateurs ou les dirigeants, permettant ainsi au gouvernement de réaliser des économies potentielles.

Toutefois, il est reconnu que d’autres sociétés d’État continueront d’acheter des polices d’assurance privées. Le gouvernement étudiera chaque cas d’indemnisation séparément et les sociétés d’État disposant de ressources financières suffisantes pourront être tenues d’absorber les montants versés à partir du Trésor pour indemniser leurs administrateurs et dirigeants.

Consultation

Les sociétés d’État ont été consultées quant au contenu du Règlement lors de réunions en mai 2009 et en février 2010. Les deux réunions ont attiré beaucoup de participants. Les représentants des sociétés d’État ont fortement favorisé l’élaboration d’un règlement et ont formulé différents commentaires et suggestions quant à son contenu. Bon nombre de ces commentaires et suggestions ont été ajoutés au Règlement. Lors de la réunion de février 2010, les participants ont étudié une première ébauche du Règlement. L’ébauche définitive du Règlement a été distribuée à toutes les sociétés d’État en août 2010 à des fins d’examen et de commentaires.

Principaux points traités

  • La Politique enjoint les fonctionnaires à être représentés par le ministère de la Justice, à moins qu’ils n’aient une raison valable d’être représentés par un avocat de pratique privée. Toutefois, le ministère de la Justice n’offre pas de services juridiques à la plupart des sociétés d’État. Le Règlement envisage de permettre aux administrateurs et aux dirigeants de retenir les services d’un avocat de pratique privée lorsque nécessaire.
  • Les délais définis précisés dans le Règlement pour l’approbation des demandes d’indemnisation ou d’avance sont le plus serrés possible afin de permettre au Conseil du Trésor (ou à son délégataire) de prendre des décisions opportunes.
  • Le Règlement exclut les enquêtes internes d’une indemnisation, conformément à la Politique et à la plupart des polices d’assurance de responsabilité civile pour les administrateurs et les dirigeants du secteur privé.
  • La portée de la protection contre la responsabilité prévue en vertu de l’article 119 de la LGFP ne comprend pas les autres rôles fiduciaires assumés par les administrateurs et les dirigeants (par exemple leur rôle possible à titre de fiduciaire du régime de pension de la compagnie), ce qui tient compte de la Politique et des polices d’assurance de responsabilité civile pour les administrateurs et les dirigeants du secteur privé.

Mise en œuvre, application et normes de service

Les demandes d’indemnisation présentées en vertu de l’article 119 de la LGFP se font sur une base volontaire par les administrateurs et les dirigeants qui désirent être indemnisés ou obtenir une avance pour leurs frais et dépens. Aucun mécanisme d’application n’est donc requis.

En ce qui a trait aux normes de service, des procédures seront mises en place afin de garantir que le gouvernement répond aux demandes d’indemnisation ou d’avance dans les délais précisés dans le Règlement (dans les 30 jours suivant la réception de la demande pour les montants jusqu’à 250 000 $ et 90 jours pour les montants de plus de 250 000 $). Des procédures seront également établies pour surveiller de façon efficace les paiements versés suite à de telles demandes. De plus, un document d’orientation sera rédigé pour aider les administrateurs et les dirigeants qui désirent présenter une demande d’indemnisation ou d’avance de fonds au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Personne-ressource

Heather Smith
Directrice exécutive
Direction de la gouvernance
Secrétariat du Conseil du Trésor
Téléphone : 613-957-0138
Courriel : gd-dg@tbs-sct.gc.ca

Référence a
L.C. 2009, ch. 2, par. 373(4)

Référence b
L.R., ch. F-11