ARCHIVÉE — Vol. 147, no 10 — Le 8 mai 2013

Enregistrement

DORS/2013-82 Le 26 avril 2013

LOI SUR LE MINISTÈRE DES RESSOURCES HUMAINES ET DU DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES
LOI SUR L’ASSURANCE-EMPLOI

Règlement sur le numéro d’assurance sociale

C.P. 2013-428 Le 25 avril 2013

RÉSOLUTION

En vertu du paragraphe 28.2(4) (voir référence a) de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences (voir référence b) et de l’article 140 (voir référence c) de la Loi sur l’assurance-emploi (voir référence d), la Commission de l’assurance-emploi du Canada prend le Règlement sur le numéro d’assurance sociale, ci-après.

Le 11 mars 2013

Le président
de la Commission de l’assurance-emploi du Canada
IAN SHUGART

La commissaire (ouvriers et ouvrières)

de la Commission de l’assurance-emploi du Canada
MARY-LOU DONNELLY

La commissaire (employeurs)

de la Commission de l’assurance-emploi du Canada
JUDITH ANDREW

Sur recommandation de la ministre des Ressources humaines et du Développement des compétences et en vertu du paragraphe 28.2(4) (voir référence e) de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences (voir référence f) et de l’article 140 (voir référence g) de la Loi sur l’assurance-emploi (voir référence h), Son Excellence le Gouverneur général en conseil agrée le Règlement sur le numéro d’assurance sociale, ci-après, pris par la Commission de l’assurance-emploi du Canada.

RÈGLEMENT SUR LE NUMÉRO D’ASSURANCE SOCIALE

DÉFINITIONS

Définitions

1. Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

« citoyen canadien »
Canadian citizen

« citoyen canadien » Citoyen aux termes de l’article 3 de la Loi sur la citoyenneté.

« enregistrement »
registration

« enregistrement » Enregistrement auprès de la Commission au titre des articles 28.1 ou 28.2 de la Loi.

« Loi »
Act

« Loi » La Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences.

« résident permanent »
permanent resident

« résident permanent » S’entend au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.

« statut »
status

« statut » Statut selon les lois régissant la citoyenneté canadienne et l’immigration au Canada.

DEMANDE D’ENREGISTREMENT

Renseignements exigés

2. Toute demande d’enregistrement est présentée selon les modalités précisées par la Commission et est accompagnée de tout document permettant d’identifier la personne à enregistrer et de déterminer son statut. Elle comporte les renseignements suivants :

  • a) les nom et prénom de la personne à enregistrer;
  • b) le nom qui lui a été donné à sa naissance s’il diffère de celui qu’elle porte au moment de la demande;
  • c) sa date de naissance;
  • d) le lieu de sa naissance;
  • e) les nom et prénom de sa mère au moment de la naissance de celle-ci;
  • f) les nom et prénom de son père au moment de la naissance de celui-ci.

Présentation et signature

3. (1) Sous réserve des paragraphes (2) et (3), la demande d’enregistrement est présentée et signée :

  • a) si la personne à enregistrer est âgée d’au moins 12 ans, par celle-ci ou par la personne autorisée en droit à agir en son nom ou pour son compte;
  • b) si elle est âgée de moins de 12 ans, par son père, sa mère ou toute autre personne autorisée en droit à agir en son nom ou pour son compte.

Accord entre la Commission et la province

(2) Si un accord visant l’enregistrement à la naissance a été conclu entre la Commission et l’administration de la province où la personne à enregistrer est née, la demande d’enregistrement est présentée et signée par le fonctionnaire responsable de l’enregistrement des naissances dans la province en question.

Incapacité de signer

(3) Si la personne qui demande à être enregistrée est incapable de signer, elle peut, en guise de signature, faire une marque sur la demande en présence de deux témoins qui y apposent leur signature.

Absence de signature ou de marque

(4) Lorsqu’une demande est présentée conformément à l’article 2, la Commission peut enregistrer la personne et lui attribuer un numéro d’assurance sociale, malgré l’absence de signature ou de marque.

Refus de présenter la demande pour des motifs religieux ou autres

4. Si, pour des motifs relatifs à ses croyances religieuses ou pour d’autres motifs, une personne tenue légalement d’avoir un numéro d’assurance sociale s’y oppose ou ne peut présenter une demande d’enregistrement, la Commission peut l’enregistrer et lui attribuer un numéro d’assurance sociale si les renseignements qu’elle possède à son sujet permettent d’établir son identité et son statut.

Carte perdue

5. (1) Si une carte d’assurance sociale est perdue, détruite ou en mauvais état, la personne à qui cette carte avait été délivrée peut présenter à la Commission une demande de remplacement de la carte.

Demande de remplacement

(2) La demande de remplacement se fait selon les modalités précisées par la Commission et comporte les éléments suivants :

  • a) les renseignements et les documents visés à l’article 2;
  • b) le numéro d’assurance sociale de la personne ou, si elle ne le connaît pas, la mention qu’elle en a déjà un.

Interdictions

6. Il est interdit d’ importer ou d’exporter une carte d’assurance sociale par l’entremise d’un service de messagerie, à moins que la Commission ne s’assure, au moment de l’importation ou de l’exportation, que cette carte n’est pas importée ou exportée pour un usage interdit visé au paragraphe 28.4(1) de la Loi.

PERSONNE VISÉE À L’ARTICLE 90 DE LA LOI SUR
L’IMMIGRATION ET LA PROTECTION DES RÉFUGIÉS

Motifs justificatifs

7. La demande d’enregistrement visant une personne qui n’est ni citoyen canadien ni résident permanent — et à l’égard de laquelle le ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration a enjoint à la Commission de lui attribuer un numéro d’assurance sociale par application de l’article 90 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés— comporte les renseignements et les documents visés à l’article 2 ainsi que les motifs justificatifs.

Numéro attribué

8. Le numéro d’assurance sociale attribué à la personne visée à l’article 7 commence par le chiffre « 9 ».

Période de validité — demandeur qui n’était pas au Canada

9. (1) La période de validité de tout numéro d’assurance sociale commençant par le chiffre « 9 » attribué à une personne qui n’était pas au Canada au moment de la demande expire cinq ans après la date de son attribution.

Période de validité — demandeur qui était au Canada

(2) La période de validité d’un numéro d’assurance sociale commençant par le chiffre « 9 » attribué à une personne qui était au Canada au moment de la demande expire à celle des dates ci-après qui est antérieure à l’autre :

  • a) la date établie en application du paragraphe 183(4) du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés à laquelle la période de séjour autorisée de la personne prend fin;
  • b) la date suivant de deux ans celle de la date d’attribution.

Demande de prolongation de période de validité

10. (1) La personne à qui a été attribué un numéro d’assurance sociale commençant par le chiffre « 9 » peut demander à la Commission soit de renouveler la période de validité du numéro si elle est expirée, soit, si elle est sur le point de l’être, de la prolonger, pour une période équivalente à celle visée à l’article 9 qui est applicable.

Renseignements exigés

(2) La demande de renouvellement ou de prolongation de la période de validité se fait selon les modalités précisées par la Commission et comporte les renseignements et les documents visés à l’article 2, ainsi que les motifs justificatifs.

Carte délivrée sans date d’expiration

11. Il est entendu que la carte d’assurance sociale délivrée à une personne alors qu’elle n’était ni citoyen canadien ni résident permanent et qui n’indiquait pas de date d’expiration est échue le 3 avril 2004.

Interdiction d’utiliser le numéro d’assurance sociale

12. Il est interdit d’utiliser une carte d’assurance sociale qui est échue ou un numéro d’assurance sociale dont la période de validité est expirée.

Annulation d’un numéro commençant par le chiffre « 9 »

13. (1) La Commission annule le numéro d’assurance sociale commençant par le chiffre « 9 », sur demande présentée par la personne à qui il a été attribué, si celle-ci a obtenu la citoyenneté canadienne ou est devenue résident permanent. Elle lui en attribue alors un nouveau commençant par un chiffre autre que « 9 ».

Demande de nouveau numéro

(2) La demande se fait selon les modalités précisées par la Commission et comporte les éléments suivants :

  • a) les renseignements et les documents visés à l’article 2;
  • b) le numéro d’assurance sociale de la personne ou, si elle ne le connaît pas, la mention qu’elle en a déjà un.

Annulation d’un numéro ne commençant pas par le chiffre « 9 »

14. Si une personne qui n’est ni citoyen canadien ni résident permanent présente une demande de remplacement de la carte d’assurance sociale au titre de l’article 5 ou si elle informe la Commission de son changement de nom conformément à l’article 28.3 de la Loi ou à l’article 139 de la Loi sur l’assurance-emploi, la Commission annule le numéro d’assurance sociale préalablement attribué qui commençait par un chiffre autre que « 9 » et lui en attribue un nouveau commençant par le chiffre « 9 ».

MODIFICATIONS CORRÉLATIVES AU RÈGLEMENT
SUR L’ASSURANCE-EMPLOI

15. Le paragraphe 55(4) du Règlement sur l’assurance-emploi (voir référence 1) est remplacé par ce qui suit :

(4) Le prestataire qui n’est pas un travailleur indépendant n’est pas inadmissible — sauf si la période de validité de son numéro d’assurance sociale est expirée ou si sa carte d’assurance sociale est échue — au bénéfice des prestations qui se rapportent à la grossesse, aux soins à donner à un ou plusieurs enfants visés au paragraphe 23(1) de la Loi ou aux soins ou au soutien à donner à un membre de la famille visé au paragraphe 23.1(2) de la Loi, ou encore à un cours ou un programme d’instruction ou de formation visé à l’alinéa 25(1)a) de la Loi, du seul fait qu’il se trouve à l’étranger.

16. Le paragraphe 55.01(3) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

(3) Le travailleur indépendant n’est pas inadmissible — sauf si la période de validité de son numéro d’assurance sociale est expirée ou si sa carte d’assurance sociale est échue — au bénéfice des prestations qui se rapportent à la grossesse, aux soins à donner à un ou plusieurs enfants visés au paragraphe 152.05(1) de la Loi ou aux soins ou au soutien à donner à un membre de la famille visé au paragraphe 152.06(1) de la Loi, du seul fait qu’il se trouve à l’étranger.

17. L’article 89 du même règlement est remplacé par ce qui suit :

89. (1) Toute personne exerçant un emploi assurable qui est tenue d’avoir un numéro d’assurance sociale aux termes de l’article 138 de la Loi et n’a pas déjà été enregistrée dans le registre tenu par la Commission au titre du paragraphe 28.1(2) de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences présente à la Commission une demande d’enregistrement dans les trois jours suivant le début de l’emploi assurable.

(2) L’employeur qui embauche une personne pour exercer un emploi assurable demande qu’elle l’informe de son numéro d’assurance sociale dans les trois jours suivant son entrée en fonctions.

(3) Toute personne qui commence à exercer un emploi assurable est tenue d’informer son employeur de son numéro d’assurance sociale dans les trois jours suivant son entrée en fonctions.

(4) Toute personne qui commence à exercer un emploi assurable avant d’être enregistrée informe son employeur de son numéro d’assurance sociale dans les trois jours suivant sa réception.

(5) Lorsqu’une personne commence à exercer un emploi assurable et que l’employeur ne peut vérifier son numéro d’assurance sociale, il en avise le bureau local de la Commission dans les six jours suivant l’entrée en fonctions de la personne et lui fournit les renseignements nécessaires à l’identification de celle-ci.

(6) Toute personne enregistrée qui exerce un emploi assurable et qui se voit attribuer un nouveau numéro d’assurance sociale ou dont la date d’expiration de la période de validité est modifiée est tenue d’informer son employeur de son nouveau numéro d’assurance sociale ou de la nouvelle date d’expiration dans les trois jours suivant sa réception.

ENTRÉE EN VIGUEUR

30 avril 2013

18. Le présent règlement entre en vigueur le 30 avril 2013.

RÉSUMÉ DE L’ÉTUDE D’IMPACT
DE LA RÉGLEMENTATION

(Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Contexte

Le numéro d’assurance sociale (NAS) a été créé en 1964 de façon à inscrire les personnes aux programmes du gouvernement fédéral, à savoir l’assurance-emploi (AE) et le programme de Régime de pensions du Canada (RPC). Depuis 1967, il est également utilisé pour les fins de l’impôt sur le revenu. L’exigence de présenter une carte de NAS découle d’une époque où la carte constituait le moyen le plus commode pour les prestataires d’utiliser leur NAS et de s’en rappeler et ce, dans un format de poche. On n’a jamais prévu d’utiliser la carte de NAS comme carte d’identité puisqu’elle ne comporte aucune composante de sécurité ou d’identification. En raison de la technologie moderne et des menaces tangibles comme la fraude liée à l’identité, le gouvernement du Canada a encouragé les individus à conserver leur carte de NAS en lieu sûr en évitant de la porter sur eux, mais en raison de son format de poche pratique, de nombreuses personnes font fi de ces mises en garde.

Conformément au plan du gouvernement visant à rééquilibrer le budget d’ici 2014-2015, le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences du Canada (RHDCC) s’est engagé à cesser la délivrance, la production et la distribution des cartes de NAS. D’un point de vue opérationnel, cet objectif sera atteint d’ici le 31 mars 2014, lorsque les nouveaux NAS seront délivrés par lettre seulement. Les cartes de NAS présentement en circulation demeureront valides. Pour ce faire, les modifications législatives de la Loi sur l’emploi, la croissance et la prospérité durable (LECP), laquelle a reçu la sanction royale le 29 juin 2012, font en sorte que la délivrance de la carte du NAS par la Commission soit discrétionnaire plutôt qu’obligatoire. Cette décision soutient le programme du gouvernement visant à moderniser et à simplifier les opérations afin de diminuer les coûts et optimiser les ressources. Il y aura peu de répercussions auprès des Canadiens.

Le NAS et ses bases de données, c’est-à-dire le Registre de l’assurance sociale (RAS), sont actuellement utilisés par divers programmes. Pour tenir compte du fait que l’AE n’est plus le seul utilisateur du NAS, les modifications législatives ont également eu pour effet de transférer les pouvoirs liés au NAS/RAS de la Loi sur l’assurance-emploi (Loi sur l’AE) à la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences (LMRHDC).

Enjeux

Les modifications législatives à l’égard du NAS/RAS contenues dans la LECP ont engendré les divergences suivantes entre les dispositions législatives et les dispositions réglementaires :

  • (1) Les dispositions relatives au NAS/RAS dans le Règlement sur l’assurance-emploi (Règlement sur l’AE) ne se fondent plus sur les dispositions législatives habilitantes appropriées puisque celles-ci ont été transférées dans la LMRHDC.
  • (2) La LMRHDC prévoit présentement des pouvoirs discrétionnaires pour délivrer des cartes du NAS alors que les dispositions applicables du Règlement sur l’AE peuvent, dans certains cas, rendre obligatoire l’émission ou la production des cartes de NAS.

Les modifications apportées au Règlement sur l’AE et le nouveau Règlement sur le numéro d’assurance-sociale (Règlement sur le NAS) pris en vertu de la LMRHDC étaient nécessaires afin de résoudre ces divergences et être conformes aux modifications législatives contenues dans la LECP.

Objectifs

Le premier objectif de ces modifications réglementaires consiste à assurer que les dispositions réglementaires liées au NAS/RAS sont cohérentes avec les nouveaux pouvoirs législatifs en abrogeant ces dispositions du Règlement sur l’AE et en les reproduisant dans les nouveaux règlements pris sous l’égide de la LMRHDC.

Le deuxième objectif consiste à résoudre les divergences entre les exigences législatives et réglementaires relatives aux NAS en retirant certaines références à la carte du NAS et en faisant en sorte que la délivrance de la carte du NAS soit discrétionnaire plutôt qu’obligatoire.

Description

Ces modifications réglementaires permettront de réaliser les points suivants :

(1) Prendre un nouveau règlement sur le NAS en vertu de la LMRHDC

Les dispositions relatives à l’attribution du NAS ont été abrogées du Règlement sur l’AE et reproduites dans le nouveau Règlement sur le NAS pris en vertu de la LMRHDC. Ces nouveaux règlements sont conformes aux modifications législatives ayant trait à la délivrance des cartes du NAS puisqu’elles pourraient ne plus être émises.

Par exemple :

  • — Les références à la délivrance d’une « carte » d’assurance sociale ont été remplacées par « attribuer/attribution » d’un NAS.
  • — Dans le cas de NAS temporaires, les références à la date d’échéance des cartes d’assurance sociale ont été modifiées de sorte à viser la période de validité d’un NAS, etc.
  • — Où il est mentionné que la Commission « doit » délivrer une nouvelle carte de NAS, la phraséologie a été changée par « peut » délivrer une nouvelle carte de NAS. Cela fournit à la Commission le pouvoir discrétionnaire de délivrer des cartes NAS plutôt que d’y être obligée.

(2) Modifier et renuméroter les dispositions qui demeurent dans le Règlement sur l’AE et faire des modifications corrélatives

La numérotation des dispositions du Règlement sur l’AE relatives au NAS qui doivent demeurer dans ce règlement, ainsi que les références à d’autres paragraphes contenues dans ces dispositions, ont été modifiées comme il convient afin de refléter les modifications législatives. Ces paragraphes s’appliquent aux emplois assurables et devraient ainsi demeurer dans le Règlement sur l’AE pris en vertu de la Loi sur l’AE.

De plus, les modifications corrélatives apportées à d’autres dispositions du Règlement sur l’AE (renumérotation, formulation) sont incluses afin de refléter le fait que les cartes de NAS pourraient ne plus être émises.

Règle du « un pour un »

La règle du « un pour un » ne s’applique pas puisqu’il n’y a pas de changements dans les coûts administratifs de l’entreprise.

Lentille des petites entreprises

La lentille des petites entreprises ne s’applique pas puisqu’il n’y a pas de coûts pour ces dernières.

Consultation

Les intervenants n’avaient pas d’inquiétudes auxquelles nous n’avions pas répondu lorsque l’initiative a été rendue publique lors des audiences du comité sénatorial sur la LECP en mai 2012. Il est maintenant de notoriété publique que la production des cartes de NAS sera interrompue et la couverture médiatique a été positive et factuelle. Quoiqu’il s’agisse d’une décision politique distincte de mettre fin à la production des cartes de NAS, ces modifications réglementaires soutiennent cette initiative.

Les partenaires externes des ministères provinciaux, territoriaux et fédéraux, ainsi que les intervenants des secteurs phares sont également informés du fait qu’ils seront responsables d’apporter les modifications corrélatives à leurs documents à la suite des changements réglementaires.

Les partenaires ont étés avisés que toutes adaptations ou modifications apportées aux documents et aux procédures peuvent être faites dans le cadre des mises à jour régulières du secteur du programme et ne devraient pas comporter de coûts supplémentaires. Ces modifications, le cas échéant, seront de nature purement administrative.

Justification

Il était nécessaire d’apporter des changements réglementaires pour s’assurer que les dispositions réglementaires relatives au NAS/RAS sont conformes aux nouvelles dispositions législatives et pour résoudre les divergences entre les exigences législatives et réglementaires relatives aux NAS.

Étant donné que le programme de l’AE n’est pas le seul utilisateur du NAS, les dispositions pertinentes du Règlement sur l’AE relatives au NAS ont été abrogées et ajoutées au nouveau règlement pris sous la LMRHDC.

Les avantages de ces modifications consistent en une simple clarification auprès des intervenants sous la forme de l’harmonisation des règlements selon les changements législatifs. Par exemple, il serait évident pour les employeurs qu’ils n’ont pas besoin de demander aux employés de présenter leur carte de NAS, le fait de fournir leur NAS est suffisant.

Les intervenants qui utilisent le NAS et qui se réfèrent aux pouvoirs liés au NAS/RAS dans leurs documents internes devront effectuer des mises à jour pour refléter les changements. Toutefois, il n’y aurait pas de coûts supplémentaires pour se faire. Des mises à jour périodiques aux ententes, aux documents et autres sont déjà incluses dans les coûts de gestion et ne sont pas liées à toute autre modification spécifique et législative ou réglementaire.

Puisque l’attribution du NAS se poursuivra, la lettre en remplacement de la carte n’aura pas de répercussions d’ordre matériel sur les citoyens ou les intervenants. Les cartes de NAS actuellement en circulation continueront d’être valides. Avec leur NAS, les citoyens seront toujours en mesure d’accéder aux programmes et services du gouvernement comme c’est le cas en ce moment. L’utilisation du NAS par les différents intervenants internes et externes ne devrait pas changer.

L’élimination des cartes de NAS résulte d’une décision opérationnelle distincte en matière de politiques visant à mettre en œuvre les nouveaux pouvoirs discrétionnaires en cessant de délivrer des cartes de NAS.

Mise en œuvre, application et normes de services

L’entrée en vigueur de ce règlement est prévue pour le 30 avril 2013.

Une stratégie de communication a été élaborée et donne un aperçu des activités et du calendrier pour informer les partenaires de voir à l’adaptation de leurs processus et d’être prêts pour la transition de la carte à la lettre en 2014.

La mise en œuvre des modifications réglementaires comportera la mise à jour des documents internes afin de traduire les changements réglementaires. Ces changements peuvent être faits dans le cadre des mises à jour régulières d’un intervenant et ne devraient pas comporter de dépenses supplémentaires. De tels changements, lorsque requis, seront de nature purement administrative. Aucune période de temps n’a été prescrite, toutefois, il serait dans l’intérêt des intervenants de voir aux changements requis en temps opportun, c’est-à-dire avant la fin de la délivrance des cartes de NAS en avril 2014.

Personne-ressource

Joanne Roy-Aubrey
Directrice générale
Direction des politiques et programmes de l’identité
Direction générale des services d’intégrité
Ressources humaines et Développement des compétences Canada
165, rue de l’Hôtel-de-Ville
Gatineau (Québec)
K1A 0J2
Téléphone : 819-934-2433
Télécopieur : 819-953-4144
Courriel: joanne.royaubrey@servicecanada.gc.ca