Canada Gazette, Part I, Volume 148, Number 32: Regulations Amending the Hazardous Materials Information Review Regulations and the Hazardous Materials Information Review Act Appeal Board Procedures Regulations
August 9, 2014
Statutory authority
Hazardous Materials Information Review Act
Sponsoring department
Department of Health
REGULATORY IMPACT ANALYSIS STATEMENT
For the Regulatory Impact Analysis Statement, see Hazardous Products Regulations.
PROPOSED REGULATORY TEXT
Notice is given that the Governor in Council, pursuant to subsection 48(1) (see footnote a) of the Hazardous Materials Information Review Act (see footnote b), proposes to make the annexed Regulations Amending the Hazardous Materials Information Review Regulations and the Hazardous Materials Information Review Act Appeal Board Procedures Regulations.
Interested persons may make representations concerning the proposed Regulations within 30 days after the date of publication of this notice. All such representations must cite the Canada Gazette, Part I, and the date of publication of this notice, and be addressed to Amira Sultan, Workplace Hazardous Materials Directorate, Department of Health, Postal Locator: 4707A, 427 Laurier Avenue West, 7th Floor, Ottawa, Ontario K1A 0K9 (tel.: 1-855-407-2665; fax: 613-993-5016; email: whmis_simdut@hc-sc.gc.ca).
Ottawa, July 31, 2014
JURICA ČAPKUN
Assistant Clerk of the Privy Council
REGULATIONS AMENDING THE HAZARDOUS MATERIALS INFORMATION REVIEW REGULATIONS AND THE HAZARDOUS MATERIALS INFORMATION REVIEW ACT APPEAL BOARD PROCEDURES REGULATIONS
HAZARDOUS MATERIALS INFORMATION REVIEW REGULATIONS
1. The definition “CAS registry number” in subsection 2(1) of the Hazardous Materials Information Review Regulations (see footnote 1) is repealed.
2. (1) The portion of subsection 3(1) of the French version of the Regulations before paragraph (a) is replaced by the following:
(1) Sous réserve du paragraphe (2), aux fins d'apprécier la validité d'une demande de dérogation à l'obligation de communiquer des renseignements qui est présentée en vertu de l'article 11 de la Loi, l'agent de contrôle ou, le cas échéant, la commission d'appel prennent en considération uniquement les critères suivants :
(2) Paragraph 3(1)(c) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
- c) si les renseignements ont une valeur économique actuelle ou potentielle pour le demandeur ou ses concurrents, parce qu'ils sont confidentiels et que leur communication entraînerait une perte financière importante pour le demandeur ou un gain financier important pour ses concurrents.
(3) Subsection 3(2) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
(2) Aux fins de décider qu'une demande de dérogation à l'obligation de communiquer des renseignements qui est présentée en vertu de l'article 11 de la Loi est fondée, l'agent de contrôle ou, le cas échéant, la commission d'appel prend également en considération, comme critère, le fait que l'argent consacré et les autres ressources commerciales employées par le demandeur pour élaborer les renseignements sont considérables dans les circonstances; toutefois, ce critère ne peut motiver la décision par laquelle une demande de dérogation est jugée non fondée.
3. Subparagraphs 8.1(f)(i) and (ii) of the French version of the Regulations are replaced by the following:
- (i) une estimation de la perte financière importante — y compris la méthode de calcul employée — que subirait le demandeur si les renseignements étaient communiqués, accompagnée d'un exposé des raisons pour lesquelles le demandeur considère la perte financière comme importante,
- (ii) une estimation du gain financier important — y compris la méthode de calcul employée — dont les concurrents du demandeur bénéficieraient si les renseignements étaient communiqués, accompagnée d'un exposé des raisons pour lesquelles le demandeur considère le gain financier comme important.
4. Paragraphs 9(a) to (c) of the Regulations are replaced by the following:
- (a) by sending it by registered mail to the office responsible for the administration of the Act;
- (b) in person by the claimant or the claimant's agent by delivering it to the office responsible for the administration of the Act; or
- (c) by transmitting it by any electronic means, including facsimile or electronic mail, to the office responsible for the administration of the Act, if it has the necessary facilities for accepting the secure transmission of the claim by that means.
5. Subsection 11.1(2) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
(2) Si la partie touchée qui est visée au paragraphe (1) est un employé du demandeur et requiert, pour des raisons de sécurité financière ou personnelle, que son identité ne soit pas communiquée, l'agent de contrôle ne communique pas au demandeur l'identité de cette partie.
HAZARDOUS MATERIALS INFORMATION REVIEW ACT APPEAL BOARD PROCEDURES REGULATIONS
6. Section 4 of the French version of the Hazardous Materials Information Review Act Appeal Board Procedures Regulations (see footnote 2) is replaced by the following:
4. La déclaration d'appel est établie conformément à la formule 1 de l'annexe et est déposée auprès de l'agent d'appel en chef selon le paragraphe 20(1) de la Loi dans les quarante-cinq jours qui suivent la date de la publication dans la Gazette du Canada, en application de l'article 18 de la Loi, de l'avis de la décision, de l'ordre ou de l'engagement faisant l'objet de l'appel.
7. Subsection 7(1) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
7. (1) Dès le dépôt d'une déclaration d'appel conformément à l'article 4, l'agent d'appel en chef enjoint à l'agent de contrôle en chef d'acheminer à la Section d'appel le dossier de la décision, de l'ordre ou de l'engagement faisant l'objet de l'appel.
8. Paragraph 8(2)(b) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
- (b) le numéro de l'appel ou de la requête attribué par l'agent d'appel en chef;
9. Subsection 11(2) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
(2) Les renseignements, documents et autres pièces qu'une personne, y compris un membre de la commission d'appel, obtient d'une partie, de quelque façon que ce soit, au cours ou par suite d'une instance devant la commission d'appel ne sont obtenus que pour les besoins de cette instance et de toute requête connexe ou subséquente ou de toute action portée devant un tribunal compétent, et toute autre utilisation ou communication de ces renseignements, documents et autres pièces est interdite.
10. (1) Subsection 12(1) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
12. (1) Les membres de la commission d'appel et les personnes qui aident, informent ou conseillent celle-ci, y compris l'expert visé au paragraphe 36(1) et le délégué visé au paragraphe 37(1), ne peuvent communiquer des renseignements confidentiels commerciaux à qui que ce soit, sauf au demandeur et aux personnes à qui celui-ci autorise l'accès; les renseignements confidentiels commerciaux doivent être gardés séparés des autres renseignements relatifs à l'instance, y compris les renseignements confidentiels.
(2) The portion of subsection 12(2) of the French version of the Regulations before paragraph (a) is replaced by the following:
(2) Le demandeur qui dépose auprès de la commission d'appel un document, y compris une déclaration d'appel, qui indique ou fournit des renseignements confidentiels commerciaux ou qui contient un renvoi ayant pour effet d'indiquer ou de fournir de tels renseignements est tenu :
11. (1) The portion of subsection 13(1) of the French version of the Regulations before paragraph (a) is replaced by the following:
13. (1) La partie qui dépose auprès de la commission d'appel un document, y compris une déclaration d'appel ou une requête, qui indique ou fournit les renseignements qu'elle désire voir traiter comme renseignements confidentiels ou qui contient un renvoi ayant pour effet d'indiquer ou de fournir de tels renseignements est tenue :
(2) Subsection 13(9) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
(9) L'avocat ou l'expert habile à le conseiller qui, en vertu de l'article 7, du présent article ou de l'article 35, a accès à des renseignements confidentiels ne peut les communiquer à quiconque n'est pas autorisé selon le présent règlement à y avoir accès et il ne peut, sans l'approbation préalable de la commission d'appel, reproduire de quelque manière que ce soit un document ou une autre pièce qui constitue ou contient des renseignements confidentiels.
12. (1) The portion of subsection 14(1) of the French version of the Regulations before paragraph (a) is replaced by the following:
14. (1) Lorsque l'avocat ou l'expert habile à le conseiller obtient, au cours ou par suite de l'instance, des renseignements confidentiels qui sont contenus dans un document, l'avocat ou l'expert remet le document à l'agent d'appel en chef au plus tard au dernier en date des jours suivants :
(2) Subsection 14(2) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
(2) L'agent d'appel en chef fait détruire chaque document qui lui est remis en application du paragraphe (1).
13. Section 14.1 of the Regulations is replaced by the following:
14.1 Nothing in this Part prevents an appeal board member or staff, or any official responsible for the administration of the Act, from having access to appeal board decisions for the purpose of policy making or training.
14. Subsection 20(5) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
(5) L'assignation est établie conformément à la formule 7 de l'annexe et est signée par l'agent d'appel en chef ou le président de la commission d'appel.
15. (1) Subsection 22(1) of the Regulations is replaced by the following:
22. (1) Communications with the appeal board, other than at a hearing, an examination or a conference held under section 31, 32, or 33 respectively, or section 34, shall be made through the Chief Appeals Officer or any other person that is designated by the Chief Appeals Officer for that purpose.
(2) Subsection 22(2) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
(2) Les communications émanant de la commission d'appel peuvent être signées par l'agent d'appel en chef ou par la personne désignée par lui à cette fin.
16. Subsection 33(2) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
(2) Lorsqu'à une conférence sur la procédure il est discuté d'une question visée à l'alinéa (1)a), la discussion se déroule sans qu'aucun renseignement confidentiel ne soit communiqué.
17. Sections 33.1 and 33.2 of the Regulations are replaced by the following:
33.1 (1) A party may make a request in writing to the appeal board for clarification by the Minister of the screening officer's record.
(2) The appeal board shall, after reviewing the request and with the unanimous approval of its members, forward the request to the Minister.
(3) The appeal board may also, on its own initiative and with the unanimous approval of its members, make a request for clarification in writing to the Minister.
(4) The Minister shall give a written response to a request as soon as possible.
APPEARANCE
33.2 (1) After receiving the response from the Minister, the party may make a request in writing to the appeal board for the appearance of the Minister at the hearing or procedural conference.
(2) The appeal board shall approve the appearance only if
- (a) the Minister's response was insufficient or unclear; or
- (b) due to the urgency or complexity of the matter before the board, clarification by way of the Minister's appearance will better aid the resolution of the issue requiring clarification than if there were only written clarification.
(3) The appearance may be made in person or by teleconference or videoconference.
18. Subsection 35(1) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
35. (1) Sous réserve du paragraphe (2), lorsque des renseignements confidentiels seront communiqués au cours d'un exposé oral, d'un interrogatoire de témoins, d'une conférence sur la procédure ou d'une conférence technique, la commission d'appel tient, pour les besoins de l'audition des renseignements confidentiels, une séance privée de laquelle elle exclut toute personne sauf la partie qui doit lui présenter les renseignements confidentiels et les personnes dont cette partie demande la présence.
19. Paragraph 36(3)(a) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
- a) n'indique ni ne fournit aucun renseignement confidentiel commercial et ne contient aucun renvoi qui aurait pour effet d'indiquer ou de fournir des renseignements confidentiels commerciaux;
20. Subsection 37(4) of the French version of the Regulations is replaced by the following:
(4) Les renseignements confidentiels commerciaux contenus dans le rapport d'un délégué et tout passage de ce rapport qui a pour effet d'indiquer ou de fournir ces renseignements sont séparés du reste du rapport et mis dans une enveloppe scellée portant la mention « Renseignements confidentiels commerciaux/ Confidential Business Information »; ils ne peuvent être signifiés aux parties touchées.
21. The portion of subsection 38(1) of the French version of the Regulations before paragraph (a) is replaced by the following:
38. (1) L'avis que l'agent d'appel en chef fait publier dans la Gazette du Canada en application de l'alinéa 27(1)a) de la Loi comprend les renseignements suivants :
22. (1) Paragraph (i) of Part III of Form 1 of the schedule to the French version of the Regulations is replaced by the following:
- i) appelle d'une décision, d'un ordre ou d'un engagement visé à l'un des alinéas e) à h) et présente, en application de l'article 26 de la Loi, une requête en vue d'obtenir la communication, à titre confidentiel, de renseignements visés par une demande de dérogation
(2) Part IX of Form 1 of the schedule to the French version of the Regulations is replaced by the following:
PARTIE IX — REQUÊTE
(article 26 de la Loi)
NOTE : L'appelant qui présente, en application de l'article 26 de la Loi, une requête en vue d'obtenir la communication à titre confidentiel, pour des raisons de santé et de sécurité au lieu de travail, de renseignements visés par une demande de dérogation peut soit inclure cette requête dans la présente partie, soit remplir à cet effet la formule 2.
La requête doit donner tous les motifs, faits et circonstances à l'appui et préciser l'ordre qui est demandé, y compris le nom des parties touchées ou la catégorie de parties touchées auxquelles il est demandé de communiquer les renseignements confidentiels commerciaux. Joindre des feuilles supplémentaires au besoin.
REQUÊTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS :
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(3) The note of Part XI of Form 1 of the schedule to the French version of the Regulations is replaced by the following:
NOTE : Lorsque l'appelant est le demandeur et que la déclaration d'appel indique ou fournit des renseignements confidentiels commerciaux visés par la demande de dérogation, l'appelant réunit ces renseignements dans cette partie distincte de la déclaration d'appel et les met dans une enveloppe distincte scellée. Il indique sur chaque feuille contenant ces renseignements et sur l'enveloppe la mention « Renseignements confidentiels commerciaux/Confidential Business Information ».
23. (1) The instructions of Part IV of Form 2 of the schedule to the French version of the Regulations are replaced by the following:
Préciser l'ordre qui est demandé, y compris le nom des parties touchées ou la catégorie de parties touchées auxquelles il est demandé de communiquer les renseignements confidentiels commerciaux.
(2) The note of Part V of Form 2 of the schedule to the French version of the Regulations is replaced by the following:
NOTE : En vertu de l'article 26 de la Loi, la commission d'appel peut ordonner la communication, à titre confidentiel, de renseignements confidentiels commerciaux à une partie touchée ou à chaque membre d'une catégorie de parties touchées, désignée par l'ordre. Cet ordre peut être donné pour des raisons de santé et de sécurité au lieu de travail.
24. Form 3 of the schedule to the Regulations is replaced by the following:
FORM 3
(Section 8)
APPEAL BOARD
HAZARDOUS MATERIALS INFORMATION REVIEW ACT
IN THE MATTER OF: AN APPEAL PURSUANT TO SECTION 20 OF THE HAZARDOUS MATERIALS INFORMATION REVIEW ACT BY
_____________________________
(name person)
FROM THE DECISION, ORDER OR UNDERTAKING OF A SCREENING OFFICER DATED _______________, IN RELATION TO A CLAIM FOR EXEMPTION BEARING REGISTRY NUMBER.______________
OR
AN APPLICATION FOR AN ORDER PURSUANT TO SUBSECTION 26(1) OF THE HAZARDOUS MATERIALS INFORMATION REVIEW ACT BY
_____________________________.
(name person)
NOTICE OF APPEAL OR APPLICATION
Appeal or Application number __________________________
An appeal has been commenced by
______________________
(name)
from the decision, order or undertaking of a screening officer dated
_________________, in relation to a claim for exemption made by
____________________ bearing Registry Number ___________.
(name)
The decision, order or undertaking appealed from provided that (include a brief summary of the decision, order or undertaking):
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The appellant states that (include a brief summary of the grounds of appeal):
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AND
(When the appeal includes an application)
The appellant has applied, pursuant to subsection 26(1) of the Hazardous Materials Information Review Act, for an order requiring the claimant to disclose, in confidence, confidential business information to affected parties. The appellant states that (include a brief statement of the reasons for the application):
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OR
(When there is no appeal)
An application has been made by
________________________
(name)
pursuant to subsection 26(1) of the Hazardous Materials Information Review Act for an order requiring
______________________
(name of claimant)
to disclose, in confidence, confidential business information to affected parties. The applicant states that (include a brief statement of the reasons for the application):
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
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_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
The appeal or the application, or both, will be heard by an appeal board consisting of _____________, Chairman, and ___________and _____________, Members.
Any affected party or the claimant, where the claimant is not the appellant, who intends to participate in the appeal or application or in both shall advise the appeal board by filing an Appearance with the appeal board and serving a copy of the Appearance on the appellant or the applicant on or before
______________________
(date)
The address for service on the appellant or applicant is:
ADDRESS:
____________________________
____________________________
____________________________
TELEPHONE:
____________________________
OTHER MEANS OF TELECOMMUNICATIONS AND THEIR NUMBERS:
____________________________
Copies of the form of Appearance as well as information as to appeal board procedures may be obtained from the Office of the Chief Appeals Officer at:
NAME OF CHIEF APPEALS OFFICER:
____________________________
ADDRESS OF CHIEF APPEALS OFFICER:
____________________________
TELEPHONE:
____________________________
OTHER MEANS OF TELECOMMUNICATIONS AND THEIR NUMBERS:
____________________________
Dated at Ottawa this _______________ day of_______________.
__________________________
Chief Appeals Officer
25. (1) Paragraph (a) of Form 5 of the schedule to the French version of the Regulations, after the expression “Je promets de me conformer aux exigences suivantes :” is replaced by the following:
a) Je ne communiquerai aucun renseignement confidentiel que j'obtiendrai au cours ou par suite de l'instance à quiconque n'est pas autorisé, en vertu du Règlement sur les procédures des commissions d'appel constituées en vertu de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses, à avoir accès à des renseignements confidentiels;
(2) The portion of paragraph (c) of Form 5 of the schedule to the French version of the Regulations, after the expression “Je promets de me conformer aux exigences suivantes :” before subparagraph (i) is replaced by the following:
c) Je remettrai à l'agent d'appel en chef tout document ou autre pièce contenant des renseignements confidentiels que j'obtiendrai au cours ou par suite de l'instance, au plus tard le dernier en date des jours suivants :
(3) The portion of the reference to subsection 49(1) of the Act in the warning in Form 5 of the schedule to the Regulations before paragraph (a) is replaced by the following:
49. (1) Every person who contravenes or fails to comply with any provision of this Act or any regulation or order made under this Act
26. Form 7 of the schedule to the Regulations is replaced by the following:
FORM 7
(Subsection 20(5))
APPEAL BOARD
HAZARDOUS MATERIALS INFORMATION REVIEW ACT
IN THE MATTER OF: AN APPEAL PURSUANT TO SECTION 20 OF THE HAZARDOUS MATERIALS INFORMATION REVIEW ACT BY
_________________________
(name person)
FROM THE DECISION, ORDER OR UNDERTAKING OF A SCREENING OFFICER DATED _______________, IN RELATION TO A CLAIM FOR EXEMPTION BEARING REGISTRY NUMBER ______________.
OR
AN APPLICATION FOR AN ORDER PURSUANT TO SUBSECTION 26(1) OF THE HAZARDOUS MATERIALS INFORMATION REVIEW ACT BY
_____________________________.
(name person)
SUBPOENA
Appeal or Application number: __________________________
TO: __________________________
You are required to attend before the Appeal Board at the __________________ of __________________ in the Province of __________________ on the ________ day of ________, at the hour of ________ o'clock and thereafter, from day to day until the above matter is heard, to give evidence on behalf of ________ and also to bring with you and produce at the time and place aforesaid the following documents (specify documents)
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
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_____________________________________________________
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_____________________________________________________
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For your appearance you will receive
- (a) travelling expenses in the amount of $ ____________; and
- (b) if applicable, professional fees in the amount of $ _________.
IN WITNESS WHEREOF this Subpoena is signed for the Appeal Board at ________ this day of ________,
_________________________
Chief Appeals Officer (or Chairman of the Appeal Board)
(The following shall be endorsed on the Subpoena.)
NOTE: Subsections 20(2) and (3) of the Hazardous Material Information Review Act Appeal Board Procedures Regulations provide as follows:
“(2) No person is required to appear before the appeal board pursuant to a subpoena unless, at the time of service of the subpoena on the person, the appeal board that on its own instance issued the subpoena or the party who requested the subpoena has paid or tendered to the person conduct money in an amount sufficient for the person's reasonable travelling expenses and professional fees, if any.
(3) Where a person who is served with a subpoena disputes the reasonableness of any conduct money paid or tendered, the person shall advise the appeal board of the dispute, and the appeal board, after hearing the submissions of the person and the party who requested the subpoena, may fix the amount of the conduct money or the manner in which the conduct money is to be calculated.”
The appeal board can be contacted through the office of the Chief Appeals Officer at:
NAME OF CHIEF APPEALS OFFICER:
____________________________
ADDRESS OF CHIEF APPEALS OFFICER:
____________________________
TELEPHONE:
____________________________
OTHER MEANS OF TELECOMMUNICATIONS, AND THEIR NUMBERS:
____________________________
____________________________
____________________________
COMING INTO FORCE
27. These Regulations come into force on the day on which they are registered.
[32-1-o]