Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail : DORS/2022-41
La Gazette du Canada, Partie II, volume 156, numéro 6
Enregistrement
DORS/2022-41 Le 4 mars 2022
CODE CANADIEN DU TRAVAIL
C.P. 2022-196 Le 3 mars 2022
Sur recommandation du ministre du Travail et en vertu des paragraphes 169(2) et 175(1) référence a, de l’article 181.3 référence b, des paragraphes 203(2) référence c, 239.1(3) référence d et (10)référence d et 240(3) référence e, de l’article 245 référence f, du paragraphe 247.99(3) référence g, de l’article 247.992 référence h, des paragraphes 251.01(3) référence i et 252(2) référence j et des articles 264 référence k et 270 référence l du Code canadien du travail référence m, Son Excellence la Gouverneure générale en conseil prend le Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail, ci-après.
Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail
Règlement du Canada sur les normes du travail
1 Le paragraphe 6(11) du Règlement du Canada sur les normes du travail référence 1 est remplacé par ce qui suit :
(11) L’employeur qui licencie ou met à pied, durant la période de calcul de la moyenne, un employé dont les heures de travail sont assujetties au calcul de la moyenne conformément au paragraphe (1) doit rémunérer celui-ci au taux de rémunération des heures supplémentaires prévu à l’alinéa 174(1)a) de la Loi pour les heures de travail effectuées, mais non rémunérées, qui sont en sus de 40 fois le nombre de semaines que compte la partie écoulée de la période de calcul de la moyenne.
2 L’article 16 du même règlement est remplacé par ce qui suit :
16 Lorsque les parties à une convention collective s’entendent par écrit pour substituer conformément au paragraphe 195(1) de la Loi un jour à un jour férié, l’entente écrite doit renfermer les renseignements visés aux alinéas 15(1)a) à e).
3 Le paragraphe 19(6) du même règlement est remplacé par ce qui suit :
(6) Pour l’application des paragraphes 177.1(1), 206.6(2), 206.7(2.1), 206.8(1), 210(2), 230(1) et 235(1), de l’alinéa 240(1)a) et du paragraphe 247.5(1) de la Loi, l’employé au service de plusieurs employeurs est réputé travailler sans interruption.
4 Le paragraphe 20(2) du même règlement est remplacé par ce qui suit :
(2) Pour l’application de l’alinéa 174(1)a) et des paragraphes 174(4) et (5), 197(1) et 205(2) de la Loi, le taux horaire régulier de salaire peut être le taux convenu selon les dispositions de la convention collective liant l’employeur et l’employé.
5 (1) L’alinéa 24(2)l) du même règlement est remplacé par ce qui suit :
- l) un exemplaire de chaque certificat fourni à l’égard de pauses pour raisons médicales ou de congés pour raisons médicales et de chaque demande de certificat présentée par l’employeur conformément aux paragraphes 181.1(2) ou 239(2) de la Loi ainsi que tout avis ou préavis de licenciement donné conformément aux sections IX ou X de la Loi;
(2) Le paragraphe 24(2) du même règlement est modifié par adjonction, après l’alinéa n.2), de ce qui suit :
- n.21) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 169.1(2) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;
- n.22) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 169.2(2) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;
(3) L’alinéa 24(2)n.4) de la version française du même règlement est remplacé par ce qui suit :
- n.4) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 173.01(3) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;
(4) Le paragraphe 24(2) du même règlement est modifié par adjonction, après l’alinéa n.4), de ce qui suit :
- n.41) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 173.1(2) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;
(5) L’alinéa 24(2)n.6) de la version française du même règlement est remplacé par ce qui suit :
- n.6) un registre décrivant toute situation prévue au paragraphe 174.1(3) de la Loi à laquelle l’employé devait parer;
(6) L’alinéa 24(4)b) du même règlement est remplacé par ce qui suit :
- b) un exemplaire de tout certificat d’un professionnel de la santé attestant que l’employé est apte à retourner au travail;
6 Le même règlement est modifié par adjonction, après l’article 24, de ce qui suit :
Certificat visé au paragraphe 181.1(2) de la Loi
24.1 Le certificat visé au paragraphe 181.1(2) de la Loi contient, outre les renseignements prévus à ce paragraphe, les dates du début et de la fin de la période au cours de laquelle les pauses qui sont nécessaires pour raisons médicales doivent être prises.
7 Le même règlement est modifié par adjonction, après l’article 29, de ce qui suit :
Plainte pour congédiement injuste
29.1 Pour l’application de l’alinéa 240(3)b) de la Loi, sont visés les cas suivants :
- a) celui où, préalablement au dépôt d’une plainte en vertu du paragraphe 240(1) de la Loi, une plainte fondée essentiellement sur les mêmes faits a été déposée en vertu des paragraphes 246.1(1) ou 247.99(1) de la Loi conformément aux paragraphes 246.1(3) ou 247.99(2) de la Loi, selon le cas, et a été retirée;
- b) celui où, préalablement au dépôt d’une plainte en vertu du paragraphe 240(1) de la Loi, une plainte fondée essentiellement sur les mêmes faits pour congédiement injuste a été déposée en vertu de ce paragraphe conformément au paragraphe 240(2) de la Loi et a été retirée en raison du fait qu’elle est incomplète ou qu’elle contient une erreur.
Plainte relative à un test génétique
29.2 Pour l’application de l’alinéa 247.99(3)b) de la Loi, sont visés les cas suivants :
- a) celui où, préalablement au dépôt d’une plainte en vertu du paragraphe 247.99(1) de la Loi, une plainte fondée essentiellement sur les mêmes faits a été déposée en vertu des paragraphes 240(1) ou 246.1(1) de la Loi conformément aux paragraphes 240(2) ou 246.1(3) de la Loi, selon le cas, et a été retirée;
- b) celui où, préalablement au dépôt d’une plainte en vertu du paragraphe 247.99(1) de la Loi, une plainte fondée essentiellement sur les mêmes faits a été déposée en vertu de ce paragraphe conformément au paragraphe 247.99(2) de la Loi et a été retirée en raison du fait qu’elle est incomplète ou qu’elle contient une erreur.
Plainte visée au paragraphe 251.01(1) de la Loi
29.3 Pour l’application de l’alinéa 251.01(3)b) de la Loi, est visé le cas où, préalablement au dépôt d’une plainte en vertu du paragraphe 251.01(1) de la Loi, une plainte fondée essentiellement sur les mêmes faits a été déposée en vertu de ce paragraphe conformément au paragraphe 251.01(2) de la Loi et a été retirée en raison du fait qu’elle est incomplète ou qu’elle contient une erreur.
8 Le paragraphe 34(1) du même règlement est remplacé par ce qui suit :
34 (1) La durée de l’obligation que le paragraphe 239.1(3) de la Loi impose à l’employeur est de dix-huit mois à partir de la date, inscrite sur le certificat du professionnel de la santé agréé par le régime auquel l’employeur adhère conformément au paragraphe 239.1(2) de la Loi, à laquelle l’employé est apte à retourner au travail, avec ou sans restrictions.
Règlement sur les normes relatives aux activités d’apprentissage en milieu de travail
9 Le paragraphe 4(1) du Règlement sur les normes relatives aux activités d’apprentissage en milieu de travail référence 2 est modifié par adjonction, après l’alinéa m), de ce qui suit :
- n) tout horaire de travail et toute modification à un horaire de travail qui lui ont été fournis par écrit par l’employeur;
- o) tout droit de refus exercé par la personne en vertu du paragraphe 173.01(2) de la Loi.
10 L’article 6 du même règlement est modifié par adjonction, après l’alinéa a), de ce qui suit :
- a.1) l’article 24.1;
Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail)
| Article | Colonne 1 Disposition |
Colonne 2 Type de violation |
|---|---|---|
| 52.1 | 24(2)n.21) | A |
| 52.2 | 24(2)n.22) | A |
| Article | Colonne 1 Disposition |
Colonne 2 Type de violation |
|---|---|---|
| 54.1 | 24(2)n.41) | A |
| Article | Colonne 1 Disposition |
Colonne 2 Type de violation |
|---|---|---|
| 15.1 | 4(1)n) | A |
| 15.2 | 4(1)o) | A |
Entrée en vigueur
14 (1) Sous réserve du paragraphe (2), le présent règlement entre en vigueur à la date de son enregistrement.
(2) Les articles 5, 6, 9, 10, 11, 12 et 13 entrent en vigueur le quatre-vingt-dixième jour suivant la date d’enregistrement du présent règlement.
RÉSUMÉ DE L’ÉTUDE D’IMPACT DE LA RÉGLEMENTATION
(Le présent résumé ne fait pas partie du Règlement.)
Enjeux
Le Code canadien du travail (le Code) a été modifié le 1er septembre 2019 afin d’introduire de nouvelles dispositions modernisant la partie III du Code et soutenant l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et la flexibilité dans les milieux de travail sous réglementation fédérale. Pour apporter certaines des modifications prévues, il est nécessaire d’apporter des modifications corrélatives au Règlement du Canada sur les normes du travail, au Règlement sur les normes relatives aux activités d’apprentissage en milieu de travail et au Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail). Le Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail (le Règlement) est nécessaire pour permettre la mise en œuvre des nouvelles dispositions et d’assurer leur application. Les mesures prévues comprennent l’établissement d’exigences connexes en matière de tenue de registres, l’ajustement des règles relatives au traitement des plaintes et l’apport d’autres changements techniques mineurs pour assurer l’harmonisation des règlements avec le Code.
Contexte
Application des dispositions
La partie III du Code fixe les normes du travail de base (par exemple versement du salaire, congés avec protection de l’emploi) qui s’appliquent aux personnes employées par les sociétés d’État fédérales (mais non la fonction publique) et les industries du secteur privé sous réglementation fédérale, notamment :
- le transport international et interprovincial par voie terrestre et maritime, y compris les chemins de fer, le transport maritime, le camionnage et l’exploitation d’autobus;
- les aéroports et les compagnies aériennes;
- les opérations portuaires;
- les télécommunications et la radiodiffusion;
- les banques;
- les industries déclarées par le Parlement comme relevant de l’intérêt général du Canada ou de deux provinces ou plus, comme la manutention du grain et l’extraction de l’uranium;
- les conseils de bande des Premières Nations.
La partie III du Code ne s’applique pas à la fonction publique fédérale.
Tous les autres milieux de travail, qui comptent plus de 90 % de la main-d’œuvre canadienne, relèvent de la compétence des provinces.
Nouvelles modifications au Code
Des modifications visant à moderniser la partie III du Code et à favoriser la souplesse en milieu de travail ont été introduites dans la Loi no 2 d’exécution du budget de 2017 (projet de loi C-63), qui a reçu la sanction royale le 14 décembre 2017, et dans la Loi no 2 d’exécution du budget de 2018 (projet de loi C-86) qui a reçu la sanction royale le 13 décembre 2018.
Bon nombre des changements inclus dans le projet de loi C-63 et le projet de loi C-86 sont entrés en vigueur le 1er septembre 2019. Plus précisément, les nouvelles dispositions sur la durée du travail obligent les employeurs à fournir à leurs employés ce qui suit : un préavis écrit d’au moins 96 heures de leur horaire de travail; un préavis écrit d’au moins 24 heures de l’ajout ou de la modification d’un quart de travail; une pause non rémunérée d’au moins 30 minutes durant chaque période de 5 heures consécutives de travail; une période d’au moins 8 heures de repos consécutives entre les périodes ou les quarts de travail. Le Code prévoit des exceptions à ces dispositions dans les situations d’urgence imprévisibles.
De plus, le Code a été modifié pour instaurer des pauses médicales non payées; élargir l’éventail des professionnels de la santé qui peuvent fournir des certificats pour des questions médicales; éliminer l’exigence relative à la durée minimale de service pour avoir droit à un congé pour raisons médicales (et à certains autres congés); permettre de remplacer un jour férié par tout autre jour si certaines conditions sont remplies à l’égard de cette substitution; permettre la rémunération des heures supplémentaires au moyen d’un congé compensatoire payé; permettre la prolongation des délais pour déposer des plaintes pour congédiement injuste et des plaintes relatives aux tests génétiques dans les circonstances prescrites par règlement.
Des modifications corrélatives doivent être apportées à certains règlements pris en vertu du Code afin de les harmoniser avec les nouvelles dispositions et les dispositions modifiées du Code et d’appuyer leur mise en application. D’autres modifications techniques sont également requises.
Sanctions administratives pécuniaires
Le 1er janvier 2021, la nouvelle partie IV (Sanctions administratives pécuniaires) du Code est entrée en vigueur afin de promouvoir le respect des exigences de la partie II (Santé et sécurité au travail) et de la partie III (Normes du travail) du Code. Le Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail) [le Règlement sur les SAP] désigne et classe les violations aux obligations prévues au Code et de tous les règlements relatifs aux normes du travail, ce qui signifie que les SAP seront applicables dans les cas de non-conformité. Seules les violations précisées dans le Règlement sur les SAP peuvent faire l’objet d’une telle sanction.
Les violations aux normes du travail désignées sont énumérées et classées à l’annexe 2 du Règlement sur les SAP. Lorsque l’on apporte des modifications à la partie III du Code ou aux règlements connexes, l’annexe 2 du Règlement sur les SAP doit être modifiée pour tenir compte de toute nouvelle exigence qui pourrait être enfreinte.
Le Règlement sur les SAP précise la méthode utilisée pour déterminer le montant d’une SAP pour une situation donnée qui sera dressée par un procès-verbal. Le montant de base de la sanction applicable pour une violation varie selon le type de personne ou de ministère soupçonné de l’avoir commise (appelé « contrevenant » aux fins du présent document) et la classification de la violation. Chaque violation désignée est classée comme étant de type A, B, C ou D, par ordre croissant de gravité, selon le niveau de risque ou de l’impact et de l’importance de la violation, tel qui est indiqué au tableau 1.
| TYPE | PARTIE III |
|---|---|
| A | Liée à des dispositions administratives. |
| B | Liée au calcul et au versement du salaire. |
| C | Liée aux congés ou autres exigences qui pourraient avoir une incidence sur la sécurité financière ou la santé et la sécurité d’une personne ou d’un groupe de personnes. |
| D | Liée à l’emploi et à la protection des employés mineurs. |
Des modifications au Règlement sur les SAP sont nécessaires pour faire en sorte que les exigences énoncées dans le Règlement puissent être assujetties à une SAP.
Objectif
L’objectif premier du Règlement est d’harmoniser certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail avec les dispositions nouvelles et modifiées du Code, d’appuyer la mise en application de ces dispositions et de faire en sorte que le nouveau régime de SAP puisse être utilisé pour promouvoir la conformité avec ces dispositions.
Description
Le Règlement instaure de nouvelles dispositions pour la tenue de registres; pour désigner et classifier les nouvelles exigences en matière de tenue de registres dont le non-respect serait constitutif d’une violation passible d’une sanction administrative pécuniaire; pour préciser des circonstances supplémentaires dans lesquelles le délai pour déposer une plainte pourrait être prolongé; pour apporter d’autres modifications mineures de nature technique pour assurer l’harmonisation avec le Code.
Nouvelles dispositions sur la tenue de registres
Le Règlement exigera que les employeurs conservent un registre :
- des situations d’urgence imprévisibles décrivant toute situation à laquelle l’employé devait parer et en raison desquelles l’employeur :
- a été incapable de donner à l’employé un préavis de 24 heures d’un changement de quart;
- a dû reporter ou annuler la pause de 30 minutes de l’employé;
- a dû exiger de l’employé qu’il effectue plus d’heures, de sorte que sa période de repos était de moins de 8 heures;
- une copie de tout certificat d’un professionnel de la santé concernant les pauses médicales d’un employé ou d’un stagiaire aux études et toute demande de l’employeur pour un tel certificat;
- chaque horaire de travail et la modification d’un horaire de travail fourni à un stagiaire aux études;
- tout refus de travailler exprimé par un stagiaire aux études parce qu’il n’a pas reçu un préavis écrit de 96 heures de son horaire de travail.
De plus, le Règlement exigera que tout certificat délivré par un professionnel de la santé relativement aux pauses médicales d’un employé précise les dates de début et de fin de la période pendant laquelle les pauses doivent être prises.
Désignation des violations
Selon la méthode de classification décrite dans le tableau 1 ci-dessus, les violations aux exigences actuelles en matière de tenue de registres sont désignées comme des violations de type « A » (liées aux dispositions administratives) aux fins du calcul de la sanction administrative pécuniaire applicable en vertu de la partie IV du Code.
Par souci d’uniformité et d’application, le Règlement modifiera l’annexe 2 du Règlement sur les SAP afin de désigner les nouvelles exigences en matière de tenue de registres qui sont introduites par le biais de ce règlement comme des violations de type « A ».
Prorogation des délais pour les plaintes
Les employés doivent déposer leur plainte au chef de la conformité et de l’application du Programme du travail (chef) dans le délai prescrit par le Code.
Le Règlement permettra au chef, ou à un fonctionnaire délégué :
- de prolonger le délai de six mois pour déposer une plainte monétaire ou non monétaire si cela est nécessaire pour corriger une erreur commise dans une plainte initiale déposée dans le délai prescrit par la loi;
- de prolonger le délai de 90 jours pour déposer une plainte pour congédiement injuste ou pour test génétique si la plainte a été déposée dans le délai prévu par la loi, mais sous la mauvaise catégorie de plainte. Une prolongation pourra également être accordée si cela est nécessaire pour corriger une erreur commise dans une plainte initiale de congédiement injuste ou de test génétique déposée dans le délai prescrit par la loi.
Modifications techniques mineures
Le Règlement permettra également de :
- corriger les renvois à l’article du Code qui porte sur la rémunération des heures supplémentaires, puisque cet article a été divisé et renuméroté;
- modifier le libellé pour tenir compte des modifications récentes apportées au Code, qui permettent de remplacer un jour férié par un autre jour plutôt que par un autre congé;
- remplacer le terme « congé de maladie » par « congé pour raisons médicales » et le terme « médecin qualifié » par « professionnel de la santé » pour tenir compte des changements de terminologie dans le Code;
- supprimer les références à certains types de congés pour lesquels un employé qui travaille au service de plusieurs employeurs est considéré avoir travaillé sans interruption, étant donné qu’il n’y a plus d’exigence minimale en matière d’ancienneté pour être admissible à ces types de congés.
Le Règlement qui a été publié préalablement dans la Partie I de la Gazette du Canada le 26 juin 2021 contenait une disposition visant à supprimer une référence à la section XIII (congé pour raisons médicales) du Code à l’article 29 du Règlement du Canada sur les normes du travail. Cet article du Règlement du Canada sur les normes du travail précise les absences qui n’interrompent pas la continuité de l’emploi d’un employé.
Cette proposition de modification d’ordre administratif reflétait le fait qu’il n’y a plus d’exigence de durée de l’emploi minimale pour avoir droit à un congé pour raisons médicales sans solde.
Cependant, la Loi modifiant le Code criminel et le Code canadien du travail (projet de loi C-3), qui a reçu la sanction royale le 17 décembre 2021, prévoit un nouveau congé payé pour raisons médicales dans la section XIII, le droit à ce congé étant déterminé en fonction de la période pendant laquelle l’employé a travaillé sans interruption pour son employeur.
Par conséquent, la référence à la section XIII ne devrait plus être supprimée de l’article 29 du Règlement du Canada sur les normes du travail puisqu’elle est nécessaire pour mettre en œuvre le nouveau congé payé pour raisons médicales prévu dans le projet de loi C-3.
Élaboration de la réglementation
Consultation
Lors de l’élaboration du Règlement, le Programme du travail a consulté des intervenants, notamment des représentants des employeurs et des employés, des représentants syndicaux, les organisations autochtones nationales et des experts du secteur. Les consultations menées relativement à ce règlement faisaient partie de vastes consultations sur les nouvelles dispositions sur les heures de travail menées au cours de l’été 2019.
Six réunions techniques propres à l’industrie ont été organisées — radiodiffusion et télécommunications, transport aérien, transport ferroviaire, services postaux et de messagerie, transport routier et secteur maritime (pilotage, transport maritime et débardage) — avec un total de 68 groupes d’employeurs et 25 organisations syndicales et communautaires participantes. Soixante-cinq groupes d’intervenants ont soumis des observations écrites.
Les intervenants ont été invités à participer à des séances d’information et à des réunions de consultation entre mai et août 2019. Ils ont également été invités à fournir des commentaires écrits sur un document de travail qui a été distribué le 20 mai 2019, pour une période de commentaires de cinq semaines. Les observations écrites reçues ont presque exclusivement porté sur les exemptions et les modifications aux nouvelles dispositions sur les heures de travail, car c’était la principale préoccupation des intervenants à l’époque.
Dans leurs commentaires concernant les exigences en matière de tenue de registres et les définitions, la majorité des intervenants ont exprimé leur appui à l’égard des modifications réglementaires qui apporteraient de la clarté et faciliteraient la mise en œuvre des nouvelles dispositions.
Publication préalable dans la Partie I de la Gazette du Canada
Tel qu’il a été mentionné plus haut, le Règlement a été publié préalablement dans la Partie I de la Gazette du Canada le 26 juin 2021. Après la période de consultation de 30 jours, deux commentaires ont été reçus. Le premier provenait de l’Association des banquiers canadiens (ABC) concernant la disposition relative à la tenue de registres. L’ABC suggérait de retarder la date d’entrée en vigueur afin de prévoir une période de mise en œuvre de 18 mois. Pour faire suite à cette demande, la date d’entrée en vigueur a été changée à 90 jours après la date d’enregistrement du Règlement. Le deuxième commentaire provenait de l’International Longshore and Warehouse Union Canada (ILWU). Au cours des consultations, l’ILWU a exprimé son soutien à la disposition relative à la tenue de dossiers et aux modifications techniques proposées dans ce règlement. ILWU a suggéré de prolonger le délai de 90 jours pour le dépôt des plaintes relatives aux tests génétiques si une erreur a été commise lors de la plainte initiale. Le Règlement proposait déjà une telle prolongation, par conséquent, aucun autre ajustement n’était requis dans ce cas. ILWU a également profité de l’occasion pour discuter de la nouvelle disposition sur les normes du travail ajoutée au Code en septembre 2019. L’ILWU a exprimé son mécontentement à l’égard de ces changements, affirmant que les exemptions réduisaient l’impact de la disposition sur les heures de travail. Ces commentaires ont été notés par le Programme du travail, mais sortent du cadre de cette initiative réglementaire.
Après la période de consultation de 30 jours, le Programme du travail a reçu un autre commentaire de la part des Employeurs des transports et communications de régie fédérale (ETCOF). Ils se sont dits préoccupés par les dispositions concernant la tenue de registres et ont affirmé qu’elles seraient difficiles à mettre en œuvre dans un contexte où les horaires ne sont pas tous fournis par écrit. ETCOF a également exprimé sa préoccupation concernant le fardeau administratif, en particulier durant certaines périodes de pointe où un certain nombre de modifications mineures de dernière minute peuvent être apportées aux horaires des employés pour veiller à maintenir au minimum les interruptions de service pour les clients. Ce commentaire est directement lié à la clause des « situations d’urgence imprévisibles » de la nouvelle disposition sur la tenue de registres. À titre de solution, l’ETCOF a demandé que des détails soient fournis sur le type d’informations à conserver afin de maintenir la conformité avec les dispositions relatives à la tenue de registres. Le Programme du travail envisage donc d’apporter d’autres améliorations au contenu Web relatif aux normes du travail fédérales afin de préciser davantage les exigences en matière de tenue de registres.
Obligations relatives aux traités modernes et consultation et mobilisation des Autochtones
Conformément à la Directive du Cabinet sur l’approche fédérale pour la mise en œuvre des traités modernes, une évaluation des répercussions des traités modernes a été effectuée. Aucune incidence sur les traités modernes n’a été révélée relativement à ce règlement. Cependant, étant donné que les employeurs autochtones dans les réserves et de nombreux employés autochtones sont touchés par ce règlement, des intervenants autochtones ont été invités à participer aux séances de consultation et d’information qui ont eu lieu durant l’été de 2019. Le Programme du travail a reçu des commentaires de l’organisme autochtone Ontario Federation of Indigenous Friendship Centres. Ces observations portaient principalement sur des éléments de la nouvelle législation autres que les dispositions sur la durée du travail.
Choix de l’instrument
Les modifications prévues dans le Règlement sont de nature corrélative et visent à harmoniser des règlements existants avec les dispositions nouvelles et modifiées du Code. Par conséquent, il n’y a pas de nouveaux instruments à l’étude.
Le Règlement fournira des outils importants pour s’assurer que la conformité et l’application de la loi sont conformes aux exigences en matière de tenue de registres qui sont déjà précisées dans le Règlement du Canada sur les normes du travail et le Règlement sur les normes relatives aux activités d’apprentissage en milieu de travail.
Analyse de la réglementation
Le Règlement sera de nature administrative et obligera les employeurs à tenir des registres liés à diverses dispositions. Chaque année, il touchera environ 19 000 employeurs, 950 000 employés travaillant dans des secteurs sous réglementation fédérale et 1 300 stagiaires non rémunérés. Les répercussions réglementaires connexes sur les employeurs et les employés devraient être faibles.
Avantages et coûts
Le Règlement devrait entraîner des coûts en valeur actualisée d’environ 7,5 millions de dollars pour la période de 10 ans de mise en œuvre complète (2023-2032), en plus d’une demi-année de mise en œuvre en 2022. Le report de l’année de mise en œuvre au milieu de l’année 2022, par rapport à l’entrée en vigueur immédiate prévue au moment de la publication préalable, entraîne une diminution de 0,4 million de dollars de la valeur actualisée, puisque les coûts prévus seront engagés plus tard dans le futur. Cette estimation correspond à une valeur annualisée d’environ 1,1 million de dollars. Les avantages associés au Règlement n’ont pas été quantifiés. Ils sont décrits qualitativement.
Le Règlement permettra aux agents et aux inspecteurs du Programme du travail de disposer des renseignements dont ils ont besoin pour mieux surveiller la conformité aux dispositions et soutenir les activités d’application de la loi au besoin. De plus, il apportera des éclaircissements et contribuera à l’application efficace des dispositions législatives déjà en vigueur en modifiant les règlements pour définir certains termes. Enfin, il établira des exigences supplémentaires en matière de tenue de registres pour les employeurs relevant de la compétence fédérale afin que les avantages des dispositions législatives soient pleinement réalisés. Les employeurs engageront des frais ponctuels pour se familiariser avec les nouvelles exigences administratives et des frais permanents associés aux nouvelles exigences réglementaires en matière de tenue de registres.
En précisant les détails opérationnels sur la tenue de registres aux fins de mise en œuvre, les modifications réglementaires devraient appuyer les mesures instaurées par les projets de loi C-63 et C-86 pour permettre aux employés d’atteindre un meilleur équilibre travail-vie personnelle grâce à une plus grande prévisibilité des heures de travail, des périodes de pause et du traitement des plaintes, ce qui profitera également aux employeurs en augmentant la productivité, en réduisant l’absentéisme, en améliorant le recrutement et le maintien en poste et en utilisant plus efficacement la main-d’œuvre. Une meilleure tenue de dossiers des renseignements sur les employés allégera le fardeau des employeurs pendant les inspections et améliorera la capacité du Programme du travail de surveiller et d’appliquer les lois.
Hypothèses
Pour respecter les nouvelles exigences en matière de tenue de registres, on suppose qu’il sera nécessaire d’avoir un représentant de la direction qui sera chargé de donner l’approbation et d’expliquer la décision, ainsi qu’un conseiller juridique et un commis administratif chargé du traitement et de la tenue du registre. On suppose qu’un employeur déléguera un commis administratif pour effectuer ces activités de tenue de registres, qui consacrera cinq minutes, en moyenne, à la tenue de chaque registre supplémentaire. On a utilisé les valeurs 2018 du taux horaire moyen, indexées pour 2020 à l’aide de l’indice des prix à la consommation, d’un commis administratif, d’un juriste et d’un membre de la direction de compétence fédérale, en plus d’un taux de frais généraux de 25 %. En outre, on suppose que la population des employeurs et des employés sous réglementation fédérale augmentera d’environ 0,92 % et de 0,91 % par année, respectivement. Sauf indication contraire, tous les coûts sont exprimés en valeur actualisée (en dollars canadiens de 2020, un taux d’actualisation de 7 % et une année de base d’actualisation de 2021) sur la période de 10 ans de mise en œuvre complète (2023-2032) et d’une demi-année de mise en œuvre en 2022 suivant l’entrée en vigueur du Règlement.
En apprendre davantage sur les nouvelles exigences administratives (coûts ponctuels)
Les employeurs devront se familiariser avec les nouvelles exigences en matière de tenue de registres prescrites dans le Règlement lorsqu’elles entreront en vigueur. On suppose que chaque employeur relevant de la compétence fédérale demandera à son représentant de la direction, à son conseiller juridique et à ses employés administratifs de consacrer en moyenne 90 minutes de leur temps pour se familiariser avec les nouvelles exigences et les mettre en œuvre dans leur organisation en conséquence. Cette activité ponctuelle coûtera environ 847 489 $ aux employeurs sur la période de 10 ans.
Exigences de tenue de registres
Exception à une période de repos de huit heures
On s’attend à ce qu’il y ait peu de situations graves imprévisibles en milieu de travail qui obligent l’employeur de demander à ses employés de travailler des heures additionnelles imprévues sans période de repos d’au moins huit heures consécutives entre leurs périodes de travail. L’employeur devra conserver un registre de toute exception à la période de congé minimale de huit heures pour les employés. Selon les prévisions, un représentant de la direction consacrera en moyenne une minute pour expliquer la situation et un représentant administratif consacrera quatre minutes pour traiter et déposer chaque demande. On estime que 5 % (47 685) des employés relevant de la compétence fédérale par année pourraient se retrouver dans une situation autorisant une exception à la disposition de la période de repos minimale de huit heures. Le total des coûts prévus s’élève à environ 1 164 291 $ sur la période de 10 ans de mise en œuvre complète et d’une demi-année de mise en œuvre en 2022.
Préavis de 96 heures concernant l’horaire de travail
Une exigence de tenue de registre décrivant un préavis d’au moins 96 heures pour l’horaire de travail d’un employé a été incluse dans le Règlement modifiant le Règlement du Canada sur les normes du travail qui est entré en vigueur en juin 2019. Le Règlement élargira la portée actuelle de cette disposition de manière à inclure les stagiaires non rémunérés qui travaillent dans l’administration fédérale. On estime que cette nouvelle exigence obligera les employeurs à consacrer cinq minutes de plus pour chaque registre relatif aux stagiaires non rémunérés. De plus, on estime que les employeurs devront consacrer cinq minutes de plus pour consigner les refus de stagiaires de travailler faute d’un préavis de 96 heures. Le total des coûts prévus est estimé à environ 30 009 $ sur la période de 10 ans de mise en œuvre complète et d’une demi-année de mise en œuvre en 2022.
Exception au préavis de 24 heures de changement de quart
Les employeurs relevant de la compétence fédérale conservent déjà des registres indiquant un préavis de 24 heures minimum pour tout changement de quart des employés. Ils devront désormais tenir un registre décrivant la nature de la situation qui a entraîné le besoin d’ajouter ou de modifier une période de travail avec un préavis de moins de 24 heures, ainsi que la raison pour laquelle la situation était imprévue et le danger qu’elle représentait. On estime qu’en moyenne, un représentant de la direction consacrera une minute pour expliquer la situation et un représentant administratif consacrera quatre minutes pour traiter et déposer chaque demande. Selon les prévisions, 5 % (47 685) des employés relevant de la compétence fédérale par année pourraient se retrouver dans une situation qui représente une exception à la disposition relative au préavis de 24 heures de changement de quart. Les coûts totaux devraient s’élever à environ 1 164 291 $ sur la période de 10 ans de mise en œuvre complète et d’une demi-année de mise en œuvre en 2022.
Pauses pour raisons médicales
Les employeurs relevant de la compétence fédérale tiennent déjà des registres décrivant les pauses pour raisons médicales supplémentaires des employés. Ils devront maintenant inclure dans les certificats existants des renseignements supplémentaires décrivant la période pendant laquelle les pauses seront requises. Cela entraînera des coûts supplémentaires pour les employeurs afin de conserver ces renseignements et d’y accéder sur demande. En théorie, exiger des renseignements supplémentaires peut constituer un fardeau supplémentaire pour les professionnels de la santé et le système de santé. On estime que les professionnels de la santé devront peut-être prendre plus de temps pour remplir les formulaires existants, mais on suppose que cela n’entraînera aucun coût supplémentaire. En règle générale, les prix facturés par les professionnels de la santé sont forfaitaires et il serait inexact de supposer une augmentation des prix en raison d’une petite quantité de renseignements supplémentaires requis sur un certificat. On estime que cette nouvelle exigence touchera 10 % (95 370) des employés et 10 % (132) des stagiaires non rémunérés dans l’administration fédérale par année, ce qui obligera les employeurs à consacrer deux minutes de plus pour chaque registre. Le total des coûts prévus est estimé à environ 779 095 $ sur la période de 10 ans de mise en œuvre complète et d’une demi-année de mise en œuvre en 2022.
Pause reportée ou annulée
Le Règlement obligera les employeurs à tenir des registres sur les pauses reportées ou annulées, ce qui entraînera des coûts supplémentaires pour conserver les registres et pour y avoir accès sur demande. Selon les prévisions, un représentant administratif consacrera cinq minutes pour traiter et classer chaque demande. On estime que cette composante touchera en moyenne 20 % (190 740) des employés relevant de la compétence fédérale par année, ce qui obligera les employeurs à consacrer cinq minutes par registre. Le total des coûts prévus s’élève à environ 3 895 474 $ sur la période de 10 ans de mise en œuvre complète et d’une demi-année de mise en œuvre en 2022.
Prolongation du délai de dépôt des plaintes
Les employés présentent des plaintes relatives aux normes du travail au chef de la conformité et de l’application du Programme du travail. Dans certains cas, ces plaintes peuvent contenir des renseignements manquants ou incomplets, être déposées dans la mauvaise catégorie de plainte ou contenir des erreurs. Il est alors nécessaire de déposer la plainte à nouveau après y avoir inclus des renseignements supplémentaires ou corrigés. Cela peut poser problème si le délai applicable pour déposer la plainte est expiré. Une nouvelle disposition réglementaire permettra d’accorder une prolongation du délai pour déposer une plainte dans les situations où une plainte est retirée et soumise de nouveau pour le même événement parce qu’il fallait y ajouter des renseignements ou corriger une erreur. En l’absence de renseignements sur le nombre de plaintes jugées irrecevables pour ces raisons, on suppose qu’une moyenne d’un cas par mois tombera dans cette catégorie, ce qui obligera le personnel de soutien administratif et opérationnel d’en assurer le traitement, les gestionnaires de l’examiner et la direction de donner son approbation. On prévoit que la prolongation du délai de dépôt de ces plaintes coûtera 13 707 $ au gouvernement du Canada au cours des 10 années de mise en œuvre complète et d’une demi-année de mise en œuvre en 2022, suivant l’adoption du Règlement.
Mises à jour du matériel opérationnel et de la formation du gouvernement du Canada
Le Programme du travail assumera des frais pour concevoir du matériel de formation, à l’intention de ses agents, sur les modifications apportées aux exigences réglementaires en matière de tenue de registres. Il fournira ce matériel à son personnel dans le cadre d’une formation opérationnelle et des mises à jour de documents d’orientation. Le total de ces coûts de transition devrait être 906 $ et sera engagé au cours de l’année de mise en œuvre.
Résumé
Le tableau suivant résume l’analyse coûts-avantages.
Énoncé des coûts-avantages
- Nombre d’années : 11 (de 2022 à 2032)
- Année de référence pour l’établissement des coûts : 2020
- Année de référence de la valeur actualisée : 2021
- Taux d’actualisation : 7 %
| Parties concernées | Description des coûts | Total (valeur actualisée) | Valeur annualisée |
|---|---|---|---|
| Employeurs — personnel juridique, administratif et des RH | Apprendre les nouvelles exigences en matière de tenue de registres | 847 489 $ | 113 018 $ |
| Employeurs — personnel administratif/des RH | Exceptions à la période de repos de 8 heures | 1 164 291 $ | 155 266 $ |
| Employeurs — personnel administratif/des RH | Exceptions au préavis de 24 heures en cas de changement de quart | 1 164 291 $ | 155 266 $ |
| Employeurs — personnel administratif/des RH | Pauses médicales supplémentaires | 779 095 $ | 103 898 $ |
| Employeurs — personnel administratif/des RH | Préavis écrit de 96 heures concernant l’horaire de travail | 30 009 $ | 4 002 $ |
| Employeurs — personnel administratif/des RH | Pause reportée ou annulée | 3 895 474 $ | 519 488 $ |
| Gouvernement du Canada | Prolongation du délai accordé aux employés pour présenter une plainte / mises à jour du matériel d’orientation et de la formation | 13 707 $ | 1 828 $ |
| Gouvernement du Canada | Mises à jour du matériel d’orientation et de la formation | 906 $ | 121 $ |
| Ensemble des parties concernées | Coût total | 7 895 262 $ | 1 052 888 $ |
| Parties concernées | Exigences | Description des avantages |
|---|---|---|
| Employés | Tenue des registres sur :
|
La tenue de registres par l’employeur permettra au Programme du travail d’obtenir l’information nécessaire pour surveiller la conformité aux dispositions et appuyer les activités d’application de la loi. Cela lui permettra également de s’assurer que les mesures législatives visant à donner aux employés accès à des horaires prévisibles et à des pauses sont mises en œuvre de manière traçable et efficace par les employeurs. Le Règlement imposera l’obligation de fournir une preuve tangible que les employeurs se conforment aux exigences législatives en matière de pause et que les exceptions se limitent aux circonstances qui peuvent être formellement consignées et considérées comme des justifications acceptables pour l’application des exceptions, ce qui limiterait le recours à celles-ci. Les mesures de tenue de registres aideront à réaliser pleinement les avantages des mesures législatives, en favorisant l’uniformité de l’application de ces mesures. Cela facilitera l’atteinte de l’objectif de permettre aux employés de mieux concilier leur travail et leur vie personnelle, se reposer et prendre soin de leur santé. |
| Employeurs | Tenue des registres sur :
|
En obligeant les employeurs de consigner et de justifier les raisons de contourner les exigences en matière de pauses, on pourra s’assurer que les employés ne manquent de pauses que dans les cas exceptionnels admissibles. Ces mesures permettront donc aux employés d’être mieux reposés, ce qui réduira les cas de blessures et d’épuisement professionnel, tout en augmentant les taux de productivité, en diminuant l’absentéisme, en améliorant le recrutement et le maintien en poste et en utilisant plus efficacement la main-d’œuvre. |
| Employés | Prolongation de la période de dépôt de plainte | Cette mesure permettra d’accorder aux employés qui ont commis une erreur de bonne foi ou une erreur matérielle lors du dépôt d’une plainte la permission de déposer à nouveau leur plainte après l’expiration du délai légal applicable, à condition que la plainte initiale ait été déposée dans les délais. |
Lentille des petites entreprises
La majorité des employeurs relevant de la compétence fédérale sont propriétaires de petites entreprises (17 858 en 2021). Le Règlement aura des répercussions sur les coûts pour les petites entreprises, déclenchant ainsi la lentille des petites entreprises. Le coût ponctuel de la formation des employeurs au sujet des nouvelles exigences en matière de tenue de registres entraînera des répercussions financières supplémentaires (coûts administratifs). En appliquant le ratio des petites et moyennes entreprises et des grandes entreprises de compétence fédérale aux estimations des coûts ci-dessus, on estime que les coûts entraînés par le Règlement pour les petites entreprises s’élèveront à 7 505 269 $ ou 416 $ par entreprise sur la période de 11 ans, en valeur actualisée.
Une autre approche envisagée était que le gouvernement du Canada crée un formulaire normalisé pour tenir des registres des diverses activités requises en vertu du Règlement. Cependant, pour tenir compte des nombreuses situations rencontrées par les divers employeurs sous compétence fédérale, il faudrait créer un formulaire fastidieux. Par contre, les employeurs (y compris les petites entreprises) peuvent développer leurs propres méthodes de tenue de registres pour s’adapter à leurs contextes particuliers. Il n’est pas possible d’offrir une plus grande souplesse aux petites entreprises sans les soustraire aux exigences en matière de tenue de registres. Toutefois, on peut s’attendre à ce qu’une telle exemption rende difficiles la conformité et l’application des nouvelles dispositions législatives et compromette les droits des employés. Compte tenu de ces considérations, les exigences s’appliqueront de la même manière à toutes les entreprises.
Résumé de la lentille des petites entreprises
- Nombre de petites entreprises touchées : 17 858
- Nombre d’années : 11 (2022-2032)
- Année de référence pour l’établissement des coûts : 2020
- Année de référence de la valeur actualisée : 2021
- Taux d’actualisation : 7 %
| Activité | Valeur annualisée | Valeur actualisée |
|---|---|---|
| Frais administratifs totaux | 1 000 880 $ | 7 505 269 $ |
| Coûts par petite entreprise touchée | 56 $ | 416 $ |
Règle du « un pour un »
La règle du « un pour un » s’applique, puisqu’il y a une augmentation progressive du fardeau administratif pour les entreprises, et que le Règlement est considéré comme un « ajout » aux termes de la règle. Le Règlement impose des exigences administratives supplémentaires aux employeurs de conserver certains registres, ce qui déclenchera la règle du « un pour un » sous l’élément A, selon laquelle les modifications réglementaires imposant de nouveaux frais administratifs aux entreprises doivent être compensées par une réduction équivalente des frais administratifs de l’ensemble des règlements dans un délai de 24 mois (730 jours). Toutefois, ce règlement ne déclenchera pas l’élément B de la règle du « un pour un », puisqu’il n’introduira pas un nouveau titre de règlement dans l’ensemble actuel des règlements du Programme du travail.
Les employeurs relevant de la compétence fédérale sont déjà tenus de conserver certains registres d’emploi, particulièrement en ce qui concerne les heures de travail et les conditions de travail souples. Le Règlement accroîtra le fardeau administratif des entreprises canadiennes en raison de cinq nouvelles exigences en matière de tenue de registres. Selon la méthodologie élaborée dans le Règlement sur la réduction de la paperasse, on estime que les coûts administratifs annualisés imposés aux employeurs assujettis à la réglementation fédérale touchés seraient de 559 315 $, soit 30 $ par entreprise (en dollars canadiens de 2012, un taux d’actualisation de 7 % et une année de valeur actualisée de 2012) pour la période de 10 ans (2023-2032).
Coopération et harmonisation en matière de réglementation
Le Règlement n’est pas lié à un plan de travail ou à un engagement dans le cadre d’un forum officiel de coopération en matière de réglementation.
Évaluation environnementale stratégique
Conformément à la Directive du Cabinet sur l’évaluation environnementale des projets de politiques, de plans et de programmes, une analyse préliminaire a permis de conclure qu’une évaluation environnementale stratégique n’est pas requise.
Analyse comparative entre les sexes plus
On a déterminé que ces modifications réglementaires n’ont aucune incidence sur l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+).
Mise en œuvre, conformité et application, et normes de service
Mise en œuvre
Le Règlement entrera en vigueur 90 jours après la date d’enregistrement.
Le Programme du travail mettra à jour toutes les publications pertinentes pour tenir compte des nouvelles exigences réglementaires applicables aux employeurs et aux employés.
De plus, le Programme du travail préparera des documents d’interprétation et d’orientation à l’intention des employés et des employeurs sur leurs nouveaux droits et leurs nouvelles responsabilités, en particulier pour donner aux employeurs le temps de mettre en œuvre les modifications nécessaires à leurs politiques et procédures en milieu de travail. Ces documents sont disponibles sur le site Web Canada.ca.
En outre, les agents et les inspecteurs du Programme du travail recevront une formation sur les nouvelles dispositions afin de s’acquitter de leurs fonctions de conformité et d’application de la loi avant la date d’entrée en vigueur.
Conformité et application
Les agents des affaires du travail effectueront des inspections, de façon proactive ou en réponse à une plainte, pour des raisons de non-conformité aux nouvelles exigences en matière de tenue de registres. Diverses approches pour lutter contre la non-conformité seront utilisées. Ces approches pourraient être d’éduquer et de conseiller les employeurs au sujet de leurs obligations en matière de tenue de registres, de chercher à obtenir de l’employeur une promesse de conformité volontaire (PCV) ou de donner un ordre de conformité pour mettre fin à la contravention et prendre des mesures pour éviter qu’elle ne se reproduise. En cas de violations plus graves ou répétées, une sanction administrative pécuniaire peut être imposée en vertu de la nouvelle partie IV du Code. Pour en savoir plus sur comment les SAP peuvent être émises, veuillez consulter le document d’interprétations, politiques, et guides (IPG) intitulé Sanctions administratives pécuniaires - Partie IV du Code canadien du travail - IPG-106.
Personne-ressource
Ourania Moschopoulos
Directrice par intérim
Normes du travail et Programme de protection des salariés
Programme du travail
Emploi et Développement social Canada
165, rue de l’Hôtel-de-Ville
Place du Portage, Phase II, 10e étage
Gatineau (Québec)
K1A 0J9
Courriel : EDSC.DMT.ConsultationNTModernes-ConsultationModernLS.WD.ESDC@labour-travail.gc.ca